Exécution dématérialisée des marchés, gains assurés

Réaliser des économies, alléger le travail administratif, professionnaliser les équipes, sécuriser le processus achat, améliorer la relation fournisseur, renforcer la satisfaction de vos clients internes et externes, c’est possible grâce à la dématérialisation de l’exécution des marchés. La démarche dépasse les contraintes règlementaires (DUME, données essentielles/open data, données justificatives, facturation électronique par Chorus Pro…) » et s’inscrit pleinement dans la stratégie de « Ma santé 2022 » .

Bons de commande, ordres de service, demandes de paiement, avenants, pénalités, documents de réception… Autant de démarches de l’exécution des marchés qui peuvent dématérialisées. Avec un rendement maximal pour un effort minimal. En moyenne, un bon de commande existe en au moins 5 exemplaires dans les services. La dématérialisation évite les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli, impression. L’impact économique est évident. Chez un bailleur social, les coûts de traitement du bon de commande sont passés de 10 à 4 € grâce à la numérisation, soit une économie annuelle de 60 000 € pour 10 000 bons (1).

Après avoir rédigé un bon de commande dans un progiciel métier, le seul clic d’impression déclenche simultanément et automatiquement une signature électronique, l’archivage, l’alerte du destinataire (par SMS ou courriel) et la notification du bon avec date certaine. Le « clic » pour valider le service fait peut générer une auto facturation électronique, injectée dans la foulée dans le module comptable de l’acheteur. Ces flux successifs renseignent le tableau de bord en temps réel… Autant dire du temps libéré pour l’acheteur qui pourra se concentrer sur son cœur de métier.

Préparer le terrain avec ses RC

Dans leur grande majorité, les structures publiques n’ont pourtant pas dépassé l’obligation réglementaire de passation électronique des marchés à l’échéance du 1er octobre 2018 et de réception des factures via Chorus Pro. Celles qui ont franchi le pas ne le regrettent pas. Dans le secteur de la santé, le CHU de Nantes a, avec son projet C@P dématérialisé le circuit de la commande au paiement (2). Le guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs rappelle pourtant très clairement la possibilité d’utiliser la voie dématérialisée après la phase de passation du marché (3), à condition de « le prévoir dans le contrat expressément ».  Dès 2009, les différents CCAG indiquaient que la notification au titulaire des décisions ou informations peut être réalisée par échanges dématérialisés (4). Les conditions d’utilisation des moyens dématérialisés ou des supports électroniques devant être déterminées dans les documents particuliers du marché.

A l’occasion de la réforme en cours des CCAG, la DAJ prévoit « d’accompagner et encourager les acheteurs publics qui le souhaitent dans la dématérialisation complète de leurs marchés publics, la réforme des CCAG pourrait être l’occasion de définir et sécuriser l’ensemble de ces échanges dématérialisés  » (5). L’introduction d’une clause explicite et clairement rédigée dans chaque règlement de consultation et CCAP est à conseiller sans plus attendre. La finalité n’est pas forcément de prévoir une bascule immédiate dans la dématérialisation de l’exécution, mais de préciser que les échanges peuvent être réalisés soit sous forme matérielle, soit sous forme immatérielle. Cette nouvelle disposition permettra d’exécuter le marché par voie électronique dès que le pouvoir adjudicateur s’estimera prêt. A défaut, il conviendra de signer un avenant pour les marchés déjà notifiés.

Les trois règles à ne pas oublier

Plusieurs règles incontournables sont à observer :

– les documents seront signés au moyen d’un certificat de signature électronique dûment référencé,

– l’authenticité des échanges, l’identification de la personne dont ils émanent, les accusés de réception électroniques sont indispensables,

– l’archivage électronique sera effectué conformément aux dispositions de l’article 1316-1 du code civil (« « L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »), autrement dit dans un coffre-fort électronique.

L’extension du champ de la dématérialisation à l’exécution du marché pourrait d’abord concerner les marchés de fournitures et de services. Pour les marchés de travaux, la présence d’une maîtrise d’œuvre externe risque d’ajouter un élément de complexité. Mais numériser des documents papier ne présente aucun intérêt : cette approche engendrerait de nouveaux coûts et un ralentissement du processus. Au contraire, une démarche ambitieuse de dématérialisation native donne tout son sens à l’intérêt du projet. La réflexion sur la mise en œuvre peut idéalement conduire à organiser la fonction achat autour d’un outil de workflow. Cette évolution, qui relève de la démarche stratégique, ne peut réussir qu’avec le sponsoring de la gouvernance. Elle devra conduire à s’interroger sans tabou sur les pratiques, l’organisation, la communication. Il conviendra de prendre en compte l’ensemble de la chaîne documentaire, de la production du document à son archivage, en passant par sa validation et sa signature, tout en intégrant le facteur humain et l’aspect juridique.

 

 

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