Un logiciel unique pour les transports des hôpitaux du Jura

Permettre aux soignants de se consacrer à leur cœur de métier plutôt que passer bien trop de temps au téléphone pour organiser le transport des patients, c’est la démarche poursuivie par le GHT Hôpitaux du Jura qui a choisi une solution dématérialisée permettant de gérer l’ensemble de la demande de transports pour tous les établissements du groupement. Sur un territoire plutôt rural et une zone géographique relativement étendue, les onze établissements du GHT disposent aujourd’hui d’un seul et même outil.

© GHT Jura

Trouver des ambulances ou des VSL disponibles sans pour autant que ce soit chronophage pour les agents des unités de soins, suivre des protocoles identiques dans tous les établissements du GHT, rationaliser les investissements et les coûts d’exploitation en même temps qu’optimiser les ressources humaines, c’est le chantier que vient de boucler Guillaume Ducolomb, le directeur des Hôpitaux du Jura, à Lons-le-Saunier.

« Le but est simple : sécuriser la commande et gagner en efficience. C’était une démarche d’autant plus importante que les établissements de ce territoire semi-rural sont assez éloignés les uns des autres, sur une zone géographique de cent kilomètres du nord au sud et soixante d’est en ouest ». Sans compter que les routes du massif du Jura n’ont que peu de choses en commun avec celles du plat pays, surtout en hiver…

Tracer la facturation

C’est peut-être la raison pour laquelle le délai de réponse pour une prise en charge pouvait aller jusqu’à deux heures au centre hospitalier Léon Bérard de Morez où se trouve notamment un EHPAD et un service de SSR ! En moyenne, sur Lons-le-Saunier, le délai de réponse n’était que de douze minutes…

Guillaume Ducolomb

Pour Guillaume Ducolomb, outre les contraintes géographiques propres à son territoire, la gestion du temps passé par les agents à trouver des solutions de prises en charge en ambulance ou en VSL, se posaient également d’autres problèmes de gestion administrative et financière : « Au sein de chacun des établissements du groupement, il convenait de pouvoir tracer les différentes demandes et assurer la bonne facturation aux bons organismes, explique-t-il, passer du téléphone à l’informatique a été une véritable évolution des pratiques aboutissant à un gain notoire pour les soignants et une lisibilité pour les service administratifs ».

Une solution full GHT

Pour lui, le projet a donc su allier efficacité et meilleurs soins avec du temps rendu aux soignants et, in fine, aux patients. « Si la solution développée par l’entreprise qui a remporté le marché existait déjà, je pense que nous sommes parmi les premiers à avoir élaboré une solution “full GHT”, mais nous avons mis les moyens », poursuit le DG.

Le directeur des Hôpitaux du Jura ne fait pas référence à l’investissement qui ne s’est élevé en définitive qu’à 80 000 €, mais plutôt à la stratégie développée pour monter ce dossier plutôt complexe à orchestrer : « Nous étions déjà sous contrat avec certaines sociétés de transports, explique-t-il, en outre il nous semblait impensable de monter un tel système sans une large consultation des opérateurs, même les plus petits, afin de n’écarter personne ».

Impliquer les sociétés de transport

© GHT Jura

Quand on lui demande qui a eu l’idée, Guillaume Ducolomb ne tire pas la couverture à lui, et ce n’est pas par fausse modestie : « Elle est venue tout à la fois des soignants, du département de la facturation médicale et des services financiers ainsi que de la direction des services informatiques, confie-t-il, intégrer les sociétés de transport à notre réflexion a été une véritable plus-value ». Très certainement parce qu’elles ont été associées à la réflexion dès le montage du projet.

L’ARS a également participé. En effet, elle a mis un référant à la disposition du GHT pendant toute la durée d’élaboration du dispositif. Une période qui s’est tout de même étalée sur pas loin d’une année. Car les équipes jurassiennes n’ont rien voulu laisser au hasard. « Nous avons formé des référents à l’utilisation du logiciel, mais nous avons également contacté les transporteurs, y compris ceux avec lesquels nous étions déjà sous contrat, afin de leur présenter l’algorithme ». L’application a été déployée site par site sur l’ensemble du territoire, soit en tout une dizaine d’établissements en quatre mois.

Taux de satisfaction à 98 %

Pratiquement, le logiciel est mis en place dans les différentes salles de soins, et les secrétariats renseignent des fiches préétablies : « Les offres sont alors transmises en temps réel vers toutes les sociétés de transport, et la plus réactive effectue la course ». Autre bonus pour le GHT, la facturation automatisée qui permet de disposer d’un traçage plus efficace et d’adresser la facture au bon organisme. Six mois après le lancement, près de 4 000 prises en charge avaient été assurées, et aujourd’hui le bilan est très positif avec un taux de satisfaction de 98 % dans les services de soins qui peuvent se concentrer sur leur cœur de métier. Le retour des sociétés de transports est lui aussi positif ».

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