Système d’information : un bon plan pour valoriser la fonction achats

Sécuriser les marchés, objectiver la performance, fluidifier les processus, faciliter la convergence des contrats dans le cadre d’une mutualisation, tous ces apports d’un système d’information achat sont connus. Mais la digitalisation peut aussi contribuer à asseoir la légitimité de la fonction achat, comme l’ont rappelé trois professionnels, lors d’une « matinale » organisée en octobre par trois prestataires – Klee Group, Oalia, Per Angusta – et le Conseil national des achats (CNA).

Eric Bardet

« Nous devons sécuriser nos marchés, faire des gains, prendre en compte le développement durable, ne pas oublier les PME… Pour pouvoir composer avec ces injonctions parfois contradictoires, mieux vaut avoir un outil pour savoir où aller, hiérarchiser ses priorités, trouver des curseurs et donner du sens à la démarche ». En peu de mots, Eric Bardet, responsable des achats de Paris Saclay, nouvelle entité qui rassemblera en janvier 2020 3 universités (Paris Sud, Versailles et Evry), 4 grandes écoles, 7 établissements de recherche, soit 275 laboratoires, 9000 chercheurs et 65 000 étudiants, a résumé quelle pouvait être la plus-value d’un système d’information achat. Afin de mettre la stratégie achats au cœur de la stratégie de la nouvelle entité qui verra le jour en janvier prochain, ce professionnel aguerri, qui a fait carrière dans le privé (informatique, assurance, laboratoire pharmaceutique), dans le milieu sportif (fédérations françaises de foot et de rugby) puis dans le public (région Bourgogne Franche Comté), a imaginé un schéma directeur, « Ambition achats 2020 », dont le moteur est la digitalisation. L’outil qu’il a sélectionné travaillera au profit de la conformité. « J’ai posé la question : aujourd’hui, est-ce qu’on peut avoir en trois clics l’ensemble des contrats des différentes entités ? Sinon, on n’y est pas. » Mais le dispositif apportera aussi sa pierre au calcul de la performance, avec une lecture achat des dépenses, en 50 segments et non en 1500 codes articles : « les systèmes budgétaires et financiers ne sont pas des outils achats », prévient Eric Bardet.


Un moyen d’accroître la visibilité de la fonction achat


Le CHU de Montpellier (350 millions d’achat par an environ, 1100 marchés publics) a fait le choix de digitaliser le pilotage pour rendre visible la fonction achat, asseoir sa légitimité et « apparaître très rapidement comme incontournable à la performance globale de l’établissement » en fournissant au top management des chiffres clefs avec un reporting « presse bouton », matière à valoriser le travail des équipes au travers de « success stories », a témoigné Florence Marquès, directrice des achats et des approvisionnements de l’établissement de santé.  Un outil « cockpit » qui sert aussi à animer. « En renseignant leurs opérations et leurs négociations, les acheteurs savent où ils en sont, les managers ont les informations sur l’avancée de la performance. »

L’arrivée du GHT a naturellement changé la donne. Cependant Florence Marquès reste convaincue qu’il faut d’abord s’organiser convenablement à l’échelle territoriale avant d’automatiser quelque chose qui n’est pas stabilisé. L’autre parti pris du CHU, c’est de recourir à la numérisation pour appuyer la logistique et l’approvisionnement avec l’automatisation du référentiel produits et des commandes (plus de 106 000), « soulager le travail des agents en back office, ces chevilles ouvrières qui font entrer les produits dans l’établissement en temps réel » et accélérer les flux.


Une nouvelle interaction avec les clients internes


Simplifier les processus, améliorer leur efficacité, supprimer les resaisies, faciliter l’accès des marchés aux entreprises, tels étaient les objectifs majeurs de la région Auvergne-Rhône-Alpes (500 millions achats par an, 3000 marchés) en déployant, début 2019, son système d’information achat qui couvre l’ensemble du périmètre, du sourcing jusqu’à la notification des contrats, en passant par la rédaction des cahiers des charges, la gestion des procédures et des fournisseurs. Comme sa consoeur Florence Marquès, Aurélia Degnifo Lucot, responsable du service pilotage méthodes et outils à la direction des achats de la région Auvergne-Rhône-Alpes, a mis l’accent sur le coup de projecteur que permettait un SI achats via la production de données et de statistiques.

« La direction des achats fait énormément et participe à tous les projets de la collectivité. Nous avons d’importants objectifs de performance et jusqu’à présent on ne parlait pas de nous. Se faire reconnaître en interne, c’est important pour les équipes. » Elle a également souligné l’apport de l’outil à la collaboration avec les autres services grâce à l’affichage des plannings et de l’avancée des projets. « Les prescripteurs voient en direct ce que fait la direction des achats pour leurs dossiers. On commence à voir la nouvelle interaction qui se fait avec le client interne grâce à l’outil. C’est relativement inattendu. »

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