Très récente, la fonction achat du GHT Sud Bretagne (qui comprend d’une part le GH Bretagne Sud, fusion des hôpitaux de Lorient, Quimperlé, Port-Louis et du Faouët, et d’autre part l’EPSM Charcot à Caudan) vient tout juste de souffler ses deux bougies. Fort logiquement, l’une des priorités a été de définir une gouvernance de manière pérenne. Le 18 juin dernier, la création du comité de pilotage achat et logistique de territoire (Copalt) incarne la première étape de cette structuration. « Le remue-méninge du plan d’action achat a permis de nous rendre compte qu’il n’existait pas d’instance de pilotage de la fonction en propre », entame Jérôme Meunier, directeur des achats et de la logistique du GHT breton.
Embarquer dans une même dynamique
Une partie de l’équipe de la direction des achats et de la logistique du GHT Sud Bretagne
Outre les représentants des directions générales de l’établissement support et de l’établissement partie, le cénacle rassemble tous les responsables des segments achats, ainsi que les responsables logistiques. « Nous ne séparons pas les deux sphères », insiste Jérôme Meunier. Au total, une quinzaine de personnes. Chargé « d’embarquer » les professionnels dans une même dynamique, le Copalt est aussi une instance de validation intermédiaire, avant examen des sujets par le comité stratégique.
En juin, il a, par exemple, approuvé la politique des achats du GHT. Et en décembre, au cours de sa 2e tenue, il a donné son quitus à la feuille de route définie par le programme d’accompagnement DGOS, mené sur le terrain par les équipes de Resah Conseil. « Le Copalt permet aussi de partager des informations, sur les évolutions des règles juridiques ou sur les chantiers en cours, comme l’étude concernant le projet de plateforme logistique territoriale », complète Jérôme Meunier.
L’esprit d’équipe
Néanmoins, le GHT ne veut pas s’arrêter à cette seule dimension institutionnelle. « On ressentait le besoin d’en faire plus, avec un lieu d’échanges plus convivial, plus informel, entre opérationnels. » Bien que le GHT soit de petite taille, la cartographie des achats, réalisée lors du programme d’accompagnement, révèle que 70 personnes aux profils très différents concourent, de près ou de loin, au processus des achats. « L’achat et la logistique n’appartiennent pas à la seule direction des achats. C’est un sujet qui concerne tous les services », argue Jérôme Meunier.
Pour cimenter cette communauté, le GHT trouve séduisante l’idée d’organiser des « matinales » sur un rythme trimestriel. Avec un menu sous forme de triptyque. D’abord une réunion plénière de 45 minutes autour d’une question transversale. Puis, au choix, des ateliers thématiques en fonction des besoins et de l’actualité, avec un timing identique. Et pour finir une restitution. Au total deux heures de débats, d’idées et de suggestions.
Le but de l’opération est aussi de créer un esprit d’équipe, en renforçant les liens personnels. Pour Jérôme Meunier, cette problématique n’a rien d’anecdotique : « bien souvent les difficultés ou les freins d’une fonction achat territoriale performante et pleine et entière tiennent beaucoup à l’absence de culture commune entre des professionnels d’établissements ou d’horizons différents, qui ne se connaissent pas ou peu et qui n’ont que très rarement l’occasion d’échanger librement entre eux. »
Réflexion sur le SI achats
La première édition s’est tenue en septembre 2019 à Lorient. A cette occasion, une vingtaine de participants (produits de santé, biologie médicale, équipements de soins, biomédical, bâtiment, informatique…) ont planché ensemble sur la fiche stratégie d’achat. Synthétique (une page A4), ce document retrace le processus achat et décrit les arguments avancés par l’acheteur.
Les ateliers ont abordé le pilotage et le suivi du plan d’actions achat et logistique territorial, l’évaluation des fournisseurs et son utilité, ainsi que les besoins en termes de SI achats. « La matinale a permis de réfléchir à sa définition, car la notion de SI achats n’avait pas la même signification pour tous. Et l’atelier a recommandé, d’avant d’acheter telle ou telle application ou solution, de faire un état des lieux de l’utilisation des outils existants. »
S’inspirer de démarches existantes
Pour sa part, l’atelier évaluation a proposé d’élaborer deux grilles : l’une relative au fournisseur pouvant être utilisé dans le cadre du recours ou non à une offre mutualisée et l’autre correspondant au coordonnateur de groupement, avec pour chacune d’entre elles des indicateurs. Le partage a permis également de ne pas réinventer l’eau chaude.
« Certaines de nos activités sont déjà certifiées, comme les laboratoires ou la pharmacie qui ont l’obligation d’évaluer leurs prestataires. L’atelier a suggéré de s’inspirer de leurs démarches plutôt que de redéfinir entièrement une méthode. » La prochaine matinale aura lieu le 12 février. Validé par le Copalt, le programme prévoit trois thématiques très actuelles : l’achat innovant, l’achat durable et le raisonnement en coût complet.
