Santé-achat.info : Quels étaient vos enjeux et ceux des acheteurs des treize établissements de santé, lors de la création du GHT ?
Franck Guyot : « Les principaux chantiers que nous avons lancés portaient sur la mutualisation de certaines des fonctions supports, comme les achats ou les systèmes d’information, la définition d’un projet médical partagé sur le GHT, notamment par la mise en place de filières de soins coordonnées, et les échanges autour des thématiques partagées comme notamment les ressources médicales.
Cela s’est traduit par la mise en place d’une convention constitutive de groupement, signée en juillet 2017, engageant les établissements publics du département autour de l’établissement support, l’AP-HM. Nous avons fait très tôt le choix d’une organisation achat avec une gouvernance collaborative entre l’établissement support et les établissements parties afin de construire un dialogue franc et sincère entre les différentes équipes. Ce dialogue nous permet d’avancer efficacement dans ce travail de coordination et de mutualisation des fonctions. »
Santé-achat.info : Les méthodes que vous avez développées étaient-elles les mêmes que celles que l’on peut mettre en œuvre dans un centre hospitalier ?
Jeanne de Poulpiquet © AP-HM
Jeanne de Poulpiquet : « Nous rencontrons sur le GHT les mêmes inquiétudes que celles que nous avions rencontrées lorsqu’en 2015 l’AP-HM a fait le choix de la centralisation de ses achats. Pour autant, le comité de pilotage auquel participent des directeurs adjoints en charge des achats des établissements parties ainsi que des responsables achats reste une instance dynamique qui nous permet d’être les plus transparents possible sur les choix qui sont effectués. Même si nous avons sur le GHT Hôpitaux de Provence la particularité de faire cohabiter les contraintes du troisième CHU de France avec celles d’établissements plus modestes. Le choix de la collaboration, porté par la direction générale de l’APHM, nous permet de partager nos craintes et nos réussites. »
Santé-achat.info : Quelles relations entretiennent les acheteurs des différents établissements publics de santé du groupement ?
Jeanne de Poulpiquet : « Les relations entretenues entre nos différents acheteurs sont très satisfaisantes. Cela est dû à notre choix d’une gouvernance collaborative avec notamment la tenue tous les quinze jours d’un comité de pilotage achat afin de définir et suivre la feuille de route de tout notre GHT. Chacun partage son savoir-faire, ses compétences, et nous œuvrons ensemble à la définition d’outils et de processus collaboratifs d’achats communs.
Ces bonnes relations se sont matérialisées avec la tenue de notre premier séminaire des achats qui a réuni à la fin de l’année plus de 150 contributeurs. Un séminaire qui a permis de définir les trois principaux axes de travail que nous mettons en œuvre depuis quelques jours : structuration de l’organigramme achats, déclinaison par filières de la politique achats et mise en place des outils de pilotage et de workflow. »
Santé-achat.info : En voulant réaliser 3 % de gains achats chaque année vos objectifs étaient ambitieux. Où en êtes-vous aujourd’hui ?
Franck Guyot
Franck Guyot : « L’année 2019 a été une année particulièrement importante pour le GHT Hôpitaux de Provence. Nous avons en effet démarré la structuration de la fonction achats mutualisée avec la mise en place d’actions communes de formation, l’élaboration d’une politique d’achats, la validation d’une organisation cible et le travail qui se poursuit sur la convergence des marchés.
Un projet stratégique de déploiement d’un système d’information achats a également été initié avec une mise en production cible de la solution depuis le début de l’année. Doté d’un module rédactionnel, de gestion ou encore de suivi administratif des marchés, ce SI achat va permettre le pilotage via une seule et même plateforme des quelques 700 millions d’euros d’achats générés par notre GHT et de l’ensemble de notre relation fournisseurs avec pas moins de 5 000 prestataires.
Depuis 2017, les gains achats sont au rendez-vous. Cela a été possible par la structuration achat que nous déployons et que nous poursuivons depuis 2017, avec la professionnalisation continue de nos agents et des pratiques d’achats : travail en mode projet et collaboratif, sourcing, benchmark, mais aussi mutualisation, massification, mise en concurrence. Par ailleurs, nous consolidons nos relations avec les grandes centrales d’achats nationales, notamment sur les achats de médicaments. Nous mettons donc aussi, dans ce domaine, le savoir-faire de l’AP-HM au profit de nos collègues du GHT. »
Santé-achat.info : Si vos objectifs de gains achats sont tenus, avez-vous encore des marges de progression ?
Jeanne de Poulpiquet : « Les achats du GHT doivent accompagner la mise en œuvre des grandes orientations du projet médical de territoire. Pour ce faire, il est indispensable que nous poursuivions la structuration de notre organisation collaborative. Les travaux engagés en ce sens, principalement orientés l’année dernière vers la mise en œuvre de notre outil de système d’information achats, vont se poursuivre pour donner plus de visibilité à la déclinaison de nos politiques achats par grands domaines (médical, hôtelier, informatique, travaux, produits de santé, etc.).
Cette année va être orientée vers la convergence de l’ensemble de nos 7 000 marchés actifs sur le territoire… Sur le sujet de la performance économique, si nous atteignons nos objectifs de gains achats, nous devons continuer à nous assurer que ces derniers permettent de générer, de façon durable, des économies pour nos établissements. La mutualisation de nos achats, la réflexion portée ensemble, sont aujourd’hui sources de gains car elles emportent une nouvelle façon de travailler avec nos fournisseurs.
L’AP-HM représente 70 % du volume des achats du groupement. Nous faisons donc bénéficier les établissements parties des gains ou des atténuations de prix que nous pouvons obtenir. A contrario, il est important de rester vigilants sur les impacts pour l’organisation de nos approvisionnements. Les gains générés d’un côté ne doivent pas entrainer des couts de structure de l’autre !
La marge de progression est donc importante. Elle réside sur notre capacité à évaluer ensemble nos organisations. Par ailleurs, la thématique des achats innovants doit être anticipée. La fonction achats souhaite se positionner sur cette thématique en étant force de proposition auprès du comité stratégique. Enfin, au-delà des achats, nous devons poursuivre la construction de notre projet médical partagé en rappelant l’offre de proximité, de référence et de recours, et continuer de formaliser un projet médical commun pour les activités d’imagerie, de biologie, et de pharmacie. »
