La fonction achat mutualisée du GHT Guadeloupe est aujourd’hui une réalité. Et ses contours sont le résultat des cogitations de plusieurs groupes de travail et d’un comité de pilotage, constitué par les responsables achats des 8 établissements guadeloupéens et dirigé par Reneta Selbonne, directrice du CH Sainte-Marie. Une réflexion accompagnée par la DGOS et deux consultantes du Resah qui avaient déjà aidé le CHU de Pointe-à-Pitre à structurer sa fonction achat.
La cellule marché
Politique achat et organisation sont définies et validées fin 2019. La première se compose de quatre axes : la sécurité juridique, notamment avec la réduction des commandes hors marché, l’amélioration de la qualité de service, la recherche de la performance économique et le soutien aux politiques publiques (accès des PME à la commande publique, développement durable). La seconde s’articule autour de six filières (produits de santé, biomédical et laboratoires, informatique, prestations générales, hôtellerie et équipements associés, travaux et énergie). Les chantiers de la loi MOP ne font pas partie du lot, mais il est décidé que les établissements du GHT pourraient solliciter, en cas de besoin, la cellule marché de la FAM.
Recrutement bouclé à 90 %
L’équipe des filières SI et hôtellerie
Un organigramme cible est également imaginé, avec 28 ETP. Une équipe nécessaire pour faire converger près de 2000 marchés et optimiser des achats dépassant les 112 millions d’euros. « Le recrutement est bouclé à 90 %. En septembre arrivent la responsable des marchés, ainsi que le référent achats du CHU qui aura aussi la mission d’optimiser, en lien avec la PUI, la logistique et les flux à l’échelle territoriale. Ne manquera plus à l’appel que le dernier acheteur de la filière travaux/énergie », détaille Ida Jhigai, directrice des achats du GHT, professionnelle pour le moins expérimentée.
Après des études dans une école de commerce (INSEEC de Bordeaux), elle a passé 9 ans chez Nestlé comme responsable administratif et logistique pour le secteur Antilles-Guyane (4 entrepôts et 6000 références à gérer), avant de rejoindre l’EPSM Montéran comme ingénieur en organisation, puis d’intégrer l’EHESP (D3S). Recrutée en 2012 par le CH de Basse-Terre comme directrice des finances, du contrôle de gestion et du système d’information, elle assure également les fonctions de directrice des achats et du biomédical. En 2016, elle devient coordonnatrice du pôle finances-système d’information du CHU de Guadeloupe, puis directrice des finances.
Le Covid joue les trouble-fête
L’épidémie est venue contrarier la mise en place de la FAM, prévue le 31 mars, sans pour autant la reporter. Les équipes ont échangé en visioconférence. « Nous avons par exemple rôdé les formulaires de demande d’achat », illustre Ida Jhigai. De quoi expérimenter le travail à distance, mode retenu au démarrage de la FAM pour éviter aux agents d’être obligés de déménager. Et les plannings des conférences et formations prévues pour faire monter en compétence les acheteurs et gestionnaires de marchés sont eux aussi respectés, là encore grâce au distanciel.
La commission de coordination des achats
« Les débuts ont été compliqués en plein Covid, mais tout le monde a réussi à prendre ses marques » témoigne Ida Jhigai dont l’une des priorités est de faire naître « une culture de partage » entre des membres d’une équipe originaire de tous les membres du GHT. Le dialogue avec les établissements parties a rapidement porté ses fruits. « Ils étaient réservés sur notre capacité à traiter les demandes en temps et en heure. Mais le comité de pilotage a acté qu’ils recevraient, lors d’une demande d’achat, un rétroplanning dans les 48 heures. Le dispositif a apaisé les craintes », explique Ida Jhigai. En outre, les six filières ont commencé à échanger avec chaque membre du GHT, en organisant des remue-méninges. « Le PAAT a été mis à jour avec une projection sur les six mois à venir », indique la directrice des achats du GHT.
Venir en appui du projet médical territorial
En raison de l’absence d’interopérabilité des systèmes d’information, la direction des achats du GHT est obligée pour l’instant de récupérer les informations auprès des directions des finances. Mais l’arrivée d’un DSI cet automne devrait changer la donne. « Notre ambition, c’est qu’il puisse créer un entrepôt de données dans lequel on pourra venir puiser ». La FAM guadeloupéenne veut aussi s’inscrire dans la logique du projet médical du GHT dont l’objectif est de déplacer les équipes plutôt que les patients.
