Dans le Val d’Oise, le combat contre l’épidémie Covid-19 ne faiblit pas. Près de 910 personnes hospitalisées à la date du 19 avril, selon les chiffres de Santé Publique France. Au CH de Pontoise, le service de réanimation est passé de 18 à 42 lits. Les trois acheteurs famille (hôtellerie/logistique, fournitures/prestations générales, laboratoire/biomédical) et la responsable achat GHT sont mobilisés par la gestion de la crise Covid.
Relancer les fournisseurs avant les livraisons
« Ils se sont proposés pour aider leurs collègues du magasin, très sollicités par les services de soin, avec la hausse de la consommation des équipements de protection et les ruptures fournisseurs », explique Anne-Laure de Foucault, directrice des achats du GHT Nord-Ouest Vexin Val d’Oise (CH René-Dubos de Pontoise, GH Carnelle Portes de l’Oise et GHI du Vexin).
Le trio assure le suivi au plus près des commandes pour faire le lien régulièrement avec les fournisseurs des segments sous tension. Et les relancer si besoin. « Quand on sait qu’on va avoir une livraison à tel délai, on s’assure, quelques jours avant, que les volumes attendus seront au rendez-vous. Toutes les entreprises concernées ont été contactées plusieurs fois », précise la directrice des achats.
Libérer du temps pour l’approvisionnement
Les plages horaires du magasin ont été élargies, avec du personnel en renfort pour assurer les gardes. « L’intervention des acheteurs est très appréciée par le responsable et les magasiniers, car elle leur libère du temps afin de mieux répondre aux demandes d’approvisionnement des équipes soignantes », poursuit-elle. « Personne ne compte ses heures. Mais il faut faire attention à ne pas épuiser les équipes, je suis attentive à ce que les agents prennent quelques jours de repos ».
La nouvelle organisation s’est installée aussitôt le démarrage de l’épidémie, début mars. « Elle a d’abord concerné l’acheteur famille hôtellerie, puis le biomédical. Certains fournisseurs ne répondaient plus à nos commandes. D’autres ne nous livraient pas ce qui était prévu. C’est pour cela qu’on a fait ce choix : il faut suivre de très près au jour le jour l’évolution de la consommation et des stocks », renseigne Anne-Laure de Foucault.
Dénicher d’autres fournisseurs
Synthèse des actions menées, un tableau de suivi quotidien est partagé avec les services supports concernés en raison du flux incessant. « Certains produits ou équipements sont distribués dès leur livraison. On fait le point tous les soirs sur les matériels sous tension. Une semaine, ce sont les surblouses, une autre, ce sont les manchettes… », illustre la directrice des achats.
Les acheteurs s’emploient également à trouver des alternatives. « Ce qu’on vit est inédit : des prestataires n’arrivent plus à nous fournir et il faut en trouver d’autres. » L’épidémie exige une souplesse accrue. « Nous sommes par exemple passés de surblouses intégralement imperméables à des modèles qui ne le sont plus pour certaines parties mais qui sont associées au port de tabliers. Nous nous adaptons chaque jour à la situation de manière permanente. En ces temps de crise, on se rend vraiment compte de la plus-value d’avoir des acheteurs qui connaissent parfaitement l’établissement et ses besoins. Heureusement qu’ils sont là ».
