Ils s’appellent Laurent Lounes, Maurine Ragaven, Fouzia Savignat et Aurélien Taba. Ils sont respectivement contrôleur de gestion achat, assistante de direction, acheteuse et superviseur en hygiène. Et depuis déjà plus d’un mois, ils sont les chevilles ouvrières de la répartition des précieux masques, indispensables à la lutte contre l’épidémie.
« L’Agence régionale de santé a confié aux établissements supports des GHT le soin de les distribuer aux établissements de santé, médico-sociaux ainsi qu’aux transporteurs sanitaires. Le GHT 94 Est doit ainsi se charger de 170 structures qui viennent s’approvisionner : centres hospitaliers, EHPAD, mais aussi les foyers d’accueil médicalisé (FAM), les services d’éducation spéciale et de soins à domicile (SESID), les services d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés (SAMSAH)… », rappelle leur responsable hiérarchique, Valentin Simon, directeur des achats et des services logistiques.
Toutes les semaines, il s’agit de gérer la dotation d’Etat, à laquelle s’ajoute celle fournie en complément par l’ARS. Le 14 avril, il a fallu ainsi inventorier et ventiler 96 550 masques chirurgicaux et 8350 FFP2.
Une organisation peaufinée au fil du temps
« Cette organisation était un vrai challenge car on partait, au départ, un peu dans l’inconnu », se souvient Maurine Ragaven, chargée de superviser la distribution au CHI de Villeneuve-Saint-Georges. « Une partie de mon travail a consisté à compléter la base de données, à créer un tableau de bord qui permet de tracer et de justifier ce qui a été réellement alloué, mais aussi d’être au plus proche des responsables des structures, en les rassurant sur les livraisons attendues. Je les appelle, ou je leur envoie un mél pour les informer de la date de disponibilité. »
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Les premiers jours passés, l’organisation s’est peaufinée. Après avoir démarré avec un système de rendez-vous finalement assez compliqué à gérer, elle propose aujourd’hui des créneaux tous les mardis matin et jeudi après-midi. « Je dois trouver d’autres solutions lorsque les bénéficiaires, par exemple les sociétés d’ambulance à l’agenda incertain, ne sont pas disponibles. »
De la simple boîte à plusieurs cartons
Ses collègues Laurent Lounes et Aurélien Taba sont également mobilisés pour aller chercher des dotations complémentaires, au volant d’un camion. « Comme notre équipe de chauffeurs est déjà sur le pont, on va chercher des dotations de dépannage à l’ARS et parfois dans d’autres établissements afin de récupérer des excédents identifiés par la direction départementale de l’ARS. Puis, avec Aurélien, on dépalettise », raconte Laurent Lounes.
Il faut en effet assigner à chaque structure le nombre de masques prévus par l’ARS. De la simple boîte pour un ambulancier à plusieurs milliers d’unités quand il s’agit d’un hôpital. Pour ne pas embouteiller le magasin du CHI, le partage s’effectue dans un autre bâtiment sous la surveillance d’un agent de sécurité.
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Sur place, le trio se répartit la tâche pour ne pas perdre de temps. L’un d’entre eux effectue le décompte, un autre s’occupe des EHPAD et des CH, et le dernier des ambulanciers. Les bénéficiaires présentent un justificatif et émargent avant d’obtenir boîtes ou cartons. Le tout en respectant les consignes sanitaires : un seul bénéficiaire à la fois, le masque et la distance de rigueur, les dotations déposées sur une table. « C’est speed de notre côté, admet Aurélien Taba, mais très fluide pour ceux qui viennent chercher le matériel. »
Une préparation quasi-militaire
A Créteil, Fouzia Savignat est au four et au moulin, afin de livrer 70 à 80 établissements en fonction des semaines. Avant chaque répartition, elle se rend au magasin en fin de journée et calcule les quantités. « La dotation était très attendue, surtout au début : j’avais l’impression de leur donner de l’or. Pour éviter de provoquer une queue devant le magasin, j’ai réaménagé une salle de réunion. Chaque structure est invitée à se présenter pendant un créneau horaire. J’ai affecté un numéro à chacune d’entre elle. Et pour chaque numéro correspond un nombre de boîtes. Une préparation quasi-militaire », conclut, en souriant, l’acheteuse hospitalière.
L’esprit de corps
L’investissement de l’équipe n’est pas passé inaperçu. « Beaucoup nous remercient du travail accompli, effectué en plus de nos tâches traditionnelles. C’est très valorisant », témoigne Maurine Ragaven. L’épidémie a resserré les liens entre professionnels de la santé, qu’ils travaillent dans le public ou le privé. « On sent qu’il y a un esprit de corps. Une dame d’un EHPAD nous a dit que cela lui manquerait de ne plus nous voir quand tout cela serait terminé », confirme Laurent Lounes.
Comme le système est parti pour durer sans doute encore plusieurs mois, la direction des achats a obtenu le renfort d’un CDD à temps partiel. « Tous les professionnels de santé auront besoin de masques pendant un bon moment. Les quatre agents sont toujours volontaires pour apporter leur aide, mais je vais aussi avoir besoin d’eux pour d’autres missions », explique Valentin Simon.
