En septembre 2012, les onze robots, baptisés tortues, qui prenaient l’ascenseur pour distribuer les chariots dans les étages avaient fait sensation, à l’ouverture de la Cité sanitaire de Saint-Nazaire. Sept ans après, ce système n’a cessé de s’améliorer et on lui en demande toujours plus. « L’ensemble « tortues » plus les agents d’étage créés alors, qui pénètrent au cœur des services a, comme prévu, libéré du temps aux infirmières et aux aides-soignantes pour qu’elles puissent le consacrer aux malades. Mais nous allons peut-être demander à mon service qui distribue les repas, les médicaments, le linge, des matériels médicaux à usage unique et assure dans l’autre sens, les évacuations, d’ajouter à la logistique, une fonction de circulation de l’information », envisage Antoine Wallaert, responsable du service approvisionnement de l’hôpital.
La reconnaissance du métier
Branchement d’un chariot repas dans un office d’alimentation © CH Saint-Nazaire
Dans cet hôpital de 690 lits sur cinq étages, le service approvisionnements emploie 16 personnes. Il fonctionne de 6h15 à 20h30. L’une des premières réorganisations avait consisté à réduire le nombre global de circulations. Il est passé de 800 à 600 aujourd’hui. Le service est opérationnel 14h15 par jour, au lieu des 15h30 du début. Ainsi, il peut tourner en deux équipes sur la base de journées de 7h30 chacune, avec une période de tuilage.
La création des agents de la fonction logistique d’étage (FLE), chargés d’effectuer le « dernier kilomètre » dans les services, a eu pour effet de rendre le métier plus visible. Ces agents FLE ne laissent pas les chariots de repas à l’entrée des services. Ils vont jusqu’à l’office alimentation et les branchent pour qu’ils réchauffent les plats. Ceux de la pharmacie sont déposés dans le local de stockage des médicaments. Parce qu’ils ne sont jamais loin, à l’étage, ces employés jouissent maintenant d’une reconnaissance du personnel soignant.
« C’était un des buts recherchés par la direction d’alors, précise Antoine Wallaert, avec un certain souci de l’humain, du social. » Alors que la logistique se doit d’être transparente pour que les équipes hospitalières disposent sans s’en apercevoir et au moment voulu, de ce dont ils ont besoin, les agents FLE sont très présents. Les soignants les ont eu toujours sous la main.
Des priorités définis avec les cadres de santé
Antoine Wallaert © CH Saint-Nazaire
Ce dialogue que la logistique entretient avec les autres fonctions représente d’ailleurs, d’après Antoine Wallaert, l’un des plus sûrs bénéfices de la nouvelle organisation logistique. C’était une caractéristique d’origine de la logistique des « tortues ». Après le schéma « nouille » du départ, mise à plat de toutes les circulations dans l’hôpital, leur rationalisation et l’ordre des priorités (repas, médicaments, linge, puis autres flux) ont été déterminés par un duo formé par le responsable des approvisionnements et un cadre de santé. Résultat, une organisation générale finalement très orientée vers la logistique. « C’est ce qu’il y a eu de plus nouveau et que nous avons poussé jusqu’au bout du gué », juge Antoine Wallaert.
Miroirs paraboliques dans les couloirs
Les premières améliorations ont été imaginées très vite. Comme les miroirs paraboliques au bout de chaque couloir pour apercevoir les brancards ou les visiteurs passant eux-aussi par là. Elles sont aussi venues de la technique. Tous les flux ont été informatisés. Les produits d’entretien sont le dernier en date. Cela a sécurisé le passage des commandes.
Plus marquante a été la prise en main du réapprovisionnement des services par les agents FLE. En 2012, 60 000 euros d’économies avaient été réalisées d’un coup, par le retour en magasin, de produits d’entretien en excédent. Les dotations des services ont été réduites. D’une manière générale, fini les surstockages.
Des améliorations continues
Un agent, deux chariots repas et la tortue © CH Saint-Nazaire
Les progrès ont aussi été obtenus au fil des demandes des services. La gériatrie réclame que les armoires de linge propres arrivent plus tôt ? La logistique règle cela avec la blanchisserie. La pharmacie veut disposer des chariots plus tôt à remplir pour assurer la distribution nominative et individualisée des médicaments ? Le service approvisionnements scrute ses écrans de contrôle et lui trouve une solution.
Autre exemple, la distribution d’une blouse propre tous les jours à chaque soignant de l’hôpital, occupait un agent à plein temps. Révisée, elle a nécessité un tiers de journée en moins, réaffecté à la distribution des gaz médicaux, finalement externalisée et reportée sur la distribution des chariots-repas du 2ème étage, la plus importante.
Une seule tête pour analyser
« Pour s’améliorer dans la durée, il faut une tête, une seule, en position d’analyse », ajoute Antoine Wallaert. Une responsabilité qui lui revient. Et qui le conduirait à proposer à la direction de l’hôpital que ses agents alertent les services techniques sur des interventions à effectuer dans les locaux communs de l’hôpital, par exemple, des ampoules à remplacer.
« Depuis la création des agents FLE, nous avons toujours veillé à ne pas nous investir dans les services au-delà de notre métier de logisticien. Mais là, cela semble possible », assure-t-il. Une vocation voisine en quelque sorte : la circulation de l’information après avoir fait rouler des chariots. Une idée encore en l’air mais qui a peut-être du potentiel.
