Pourquoi Clamart se lance dans la certification de ses achats de travaux

La ville de Clamart (Hauts-de-Seine, 52 000 habitants) a entrepris de certifier ses achats de travaux. Une démarche qualité destinée à sécuriser ses processus et d’améliorer l’attractivité de ses appels d’offres en montrant le sérieux de son organisation auprès des entreprises. Pour la fonction achats, la certification concrétise la recherche continuelle de performance et un moyen de renforcer sa crédibilité en interne.

Décrocher la certification Iso 9001 pour les achats de travaux d’ici 2020. L’objectif était clairement inscrit dans le programme de Jean-Didier Berger, candidat en 2014 à la mairie de Clamart. Un fois élu, le maire francilien a joint le geste à la parole, dans le cadre de la nouvelle gouvernance qu’il voulait installer. « Le but, c’est de sécuriser les processus, les rendre plus efficaces et plus transparents », débute Franck Barrailler, directeur de la commande publique de la ville. Les travaux ont été choisis prioritairement parce qu’ils représentent un sujet majeur pour la collectivité, avec une enveloppe annuelle moyenne d’environ 20 millions d’euros, et plusieurs chantiers en cours parmi lesquels la construction de deux écoles et la restructuration de plusieurs bâtiments dont l’hôtel de ville. Pour réussir ce challenge, Clamart a pris le soin de s’adjoindre un AMO afin de structurer cette démarche qualité et de préparer la première phase. Les risques ont été cartographiés, les enjeux cernés avec l’aide des agents municipaux concernés qui ont été interrogés. Après cette étape préliminaire qui a duré de décembre 2018 à février 2019, un deuxième temps a été consacré à la définition d’axes stratégiques liés aux principaux risques : qualité des travaux, respect de l’enveloppe budgétaire, délais.

« En fonction des risques, on a ensuite défini une quinzaine d’indicateurs », poursuit Franck Barrailler. Le directeur de la commande publique illustre son propos. « Garantir la sécurité juridique représente l’un des objectifs de la certification. Atteindre 100 % des sous-traitants agréés avant intervention sur chantier constitue un indicateur. L’amélioration de la performance des achats est un autre objectif de la démarche. Dans ce cas, nous avons fixé le cap des 70 % des opérations de travaux respectant le planning contractuel. Troisième objectif : la professionnalisation des pratiques, des processus et des acheteurs. Ici, nous voulons atteindre le taux de 100 % de fournisseurs évalués sur la base de revue de contrat. » En l’espèce, Clamart n’a pas attendu la certification puisqu’elle a décidé, dès 2019, de procéder à cette évaluation pour tous les marchés reconduits dans l’année.

Une démarche structurante pour la fonction achats

Franck Barrailler

Actuellement en cours, le troisième stade consiste à mesurer les résultats par indicateur. Pour le respect des calendriers, le directeur de la commande publique a par exemple listé les chantiers en cours, vérifié la tenue des délais avec l’aide des différents chargés d’opération de la DGST. Suivra la rédaction de l’ensemble des processus des services supports (finances, RH, SI, communication). « Lorsqu’on certifie un processus achat, tous les acteurs opérationnels sont concernés parce qu’ils concourent à la bonne réalisation des résultats », explique Franck Barrailler, « si un indicateur se révèle insatisfaisant, la ville doit être capable d’en comprendre la raison, par exemple les moyens humains mis à disposition, et d’apporter les corrections nécessaires. » Clamart devra ensuite mettre à plat toutes les procédures des marchés de travaux et de leur déroulement, séquence par séquence. Un examen « à blanc », certainement confié à l’AMO, sera effectué avant l’audit officiel, pour lequel la ville mandatera un organisme tiers. « Tout doit être bouclé pour mars 2020, afin de respecter l’engagement initial », précise le directeur de la commande publique. Au-delà de l’engagement financier (entre 15 et 20 000 euros), le projet implique la mobilisation de tous les services, et naturellement de la DGST.

Contrairement à ceux qui n’y voient que des contraintes supplémentaires, Franck Barrailler estime que la démarche qualité est parée de bien des vertus. Avec un cadre précis et rigoureux, la certification va contribuer à professionnaliser l’organisation. Elle permettra de détecter les anomalies, de déclencher des alertes et de prendre des décisions en fonction des indicateurs. L’opération aura aussi un impact bénéfique en améliorant l’attractivité des appels d’offres et en apportant de la confiance aux entreprises qui n’ont pas toujours une bonne image de l’achat public. « La certification Iso 9001 montre que nous sommes dans la recherche de la performance et d’une amélioration continue. Les soumissionnaires sauront que nous respecterons scrupuleusement les règles s’ils décident de candidater. La démarche est hyper structurante pour notre métier » résume Franck Barrailler qui conseille à ses confrères de s’engager dans l’aventure. « La certification, pour laquelle la fonction achats est moteur, lui permet de se positionner comme « business partner » auprès de chaque direction ». Reste à garder le niveau ensuite. « Le plus difficile, c’est de maintenir cette amélioration continue », assure-t-il. Une fois le processus terminé pour les travaux, la mairie de Clamart envisage déjà de l’étendre aux fournitures et services.

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