Métier : contrôleur de gestion achat

Les contours de la (jeune) profession de contrôleur de gestion achat sont encore mal connues. Le poste est pourtant l’une des poutres maîtresses de la professionnalisation de la fonction achat puisqu’il contribue au pilotage de la performance et met en lumière l’apport stratégique des acheteurs dans l’atteinte des objectifs des organisations. Dans le secteur sanitaire, le contrôleur de gestion achats joue un rôle clef par sa capacité à évaluer l’impact des achats sur l’activité de l’hôpital.

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Si l’apparition des directions achats dans les organigrammes des hôpitaux est un phénomène relativement récent, l’arrivée des contrôleurs de gestion achat au sein des équipes l’est encore plus. Le poste qu’occupe Amélie Mailhes au CHU de Caen et au GHT Normandie Centre a, par exemple, été créé il y a deux ans et demi. Malgré cette jeunesse, leur apport est primordial dans l’organisation de la fonction achat 2.0, même si certains décideurs hésitent encore à budgéter leur recrutement. « Que la stratégie soit belle est un fait, mais n’oubliez pas de regarder le résultat », conseillait pourtant Winston Churchill.

Le service après-vente des marchés

 

Pauline Havas

Selon la note descriptive de la DGOS, le contrôleur doit « rendre lisibles les enjeux de la fonction achat » et « contribuer au pilotage de la performance achat et des processus achat ». Autrement dit, il doit être capable, en premier lieu, de mesurer l’impact des actions menées et de justifier les résultats. Le tout avec des méthodes normées. « Son rôle est de rendre compte de leur valeur ajoutée des acheteurs et de leurs missions. En général, un acheteur ne prend pas le temps de communiquer sur ses marchés, ni sur ses gains. Le contrôleur de gestion achat prend du recul pour fiabiliser les données – sa première mission – et les valoriser », résume Pauline Havas, ancienne responsable du contrôle de gestion au GHT 94 Nord.

La mise en place de processus, l’assistance à l’élaboration du plan d’actions achats territorial (PAAT), l’aide au suivi budgétaire font aussi partie du registre d’un contrôleur de gestion achat, complète Amélie Mailhes. Tout comme la contextualisation des résultats. « Le contrôleur de gestion achat doit être capable de fournir, si besoin, au directeur des achats les éléments conjoncturels qui vont expliquer que les gains achats prévus n’ont pas été, dans la réalité, atteints, et que la situation n’a pas évolué comme prévu », détaille Pauline Havas.

Jauger l’impact des achats sur l’activité médicale

 

Amélie Mailhes

Le professionnel est également en mesure de fournir des éléments sur la performance intrinsèque de la direction des achats, en définissant des ratios, notamment le nombre d’acheteurs par rapport au volume d’achat ou au nombre de procédures, le nombre de personnes formées sur le total d’ETP… ou d’épauler ses collègues afin de développer l’approche en coût complet. « Tout dépend du poste car tous les contrôleurs de gestion achats ne sont pas, comme moi, à temps plein », confirme Amélie Mailhes. Mais le travail ne s’arrête pas là. Il peut être amené à estimer le retour sur investissement de l’achat d’un équipement et son impact sur les recettes de l’établissement.

Pauline Havas insiste sur ce lien. « Un contrôleur de gestion achat va travailler sur l’efficience et la pertinence des achats par exemple en rapport à l’activité médicale : quelle sera la production si tel équipement est acquis ? La satisfaction des patients et l’attractivité de l’hôpital vont-ils augmenter ? ». Sera-t-il aussi amené à étudier le modèle économique proposé par des soumissionnaires ? « Cela relève plutôt du travail des acheteurs mais il peut venir en renfort. Le contrôleur de gestion achats doit, en tout cas, leur fournir des outils pour accomplir cette tâche », répond Pauline Havas.

Concepteur de tableaux de bord

La production d’outils est en effet un des volets, et non des moindres, du métier. Au contrôleur de gestion achats de concevoir des tableaux de bord, en fonction des priorités et des objectifs de l’hôpital ou du GHT. Avoir un indicateur du nombre d’achats passés hors marchés a longtemps été incontournable, dans la logique de sécurisation juridique. Mais il peut tout aussi bien s’agir de mesurer le taux de couverture du PAAT, le nombre de marchés comportant une clause de développement durable, le taux de recours aux opérateurs nationaux ou régionaux…

Le champ des possibles est d’autant plus vaste qu’il ne se limite pas aux seuls achats. Les approvisionnements sont une piste à creuser : le suivi des commandes, le nombre de commandes dont la valeur est inférieure au coût de leur gestion, le nombre de retards de livraisons… Mais trop d’indicateurs peuvent aussi paradoxalement nuire à la fluidité du pilotage. C’est pourquoi mieux vaut se focaliser sur une dizaine d’indicateurs suivis régulièrement.

« Plus on en définit, plus il faut les alimenter », prévient en effet Amélie Mailhes. Faute de SI achat et d’accès direct aux GEF, le contrôleur de gestion achat se retrouve alors à jongler avec des quantités de fichiers excel qu’il faut collecter et traiter. Un travail de bénédictin à l’échelle d’un GHT. « Il ne s’agit pas seulement de récupérer des éléments, mais aussi de les vérifier. Un contrôleur de gestion achat doit aussi travailler sur la qualité de la donnée », insiste Amélie Mailhes.

 

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