achat-logistique.info : On a peu parlé de l’action des gestionnaires de marchés pendant l’épidémie. Quel a été leur rôle ?
Jessica Dollé : « Au sein de la direction achats du GHT, dès les premières publications et jurisprudences, la cellule des marchés du GHT Yvelines Nord a proposé aux prescripteurs en lien avec le Trésor Public une méthodologie de traitement des marchés passés dans le cadre de l’urgence sanitaire, contexte nécessitant des procédures de passation de marchés accélérées, qui ne peuvent néanmoins remettre en question le respect du Code de la Commande publique. Ainsi, des pièces administratives ont été élaborées et transmises pour avis aux responsables de chaque trésorerie compétente pour nos établissements parties. Après concertation, l’ensemble de ces éléments a été communiqué à tous les acteurs clés de notre circuit d’achat.
La cellule a également élaboré un tableau de recensement des travaux afin d’anticiper d’éventuels litiges. Il fait état de chaque opération suspendue du fait du Covid, indique la position du secteur travaux pour chaque reprise de chantier, la connaissance de courriers de suspension ou de demande d’indemnisation pour chacun d’entre eux. Ce tableau a été actualisé au fil de l’eau sans avoir connaissance des événements à venir… Ces éléments ont été communiqués à un cabinet d’avocats qui nous a aidé dans la formalisation de la reprise de ces opérations.
Par ailleurs, les acheteurs et les juristes ont passé en revue les dossiers en cours de passation pour une évaluation de l’impact de la crise sanitaire, le cas échéant : reports des dates limites de remise des offres, rédaction d’avenants, veille juridique renforcée, coordination renforcée avec les acteurs de la direction des travaux ou du biomédical… »
achat-logistique.info : Quelle a été la politique retenue par le GHT en matière de date limite de remise des offres ?
Jessica Dollé : « La cellule marchés, en concertation avec la cellule achats, a fait le point sur chaque dossier en cours et a regardé les difficultés qui pouvaient être connues pour les entreprises. Au regard de la complexité du projet, il s’agissait de permettre aux entreprises de prendre entièrement connaissance du dossier afin de poser leurs questions, et d’avoir le temps matériel de constituer leurs dossiers du fait du télétravail. Il fallait aussi prendre compte, en interne, de la disponibilité de l’utilisateur notamment pour répondre aux éventuelles interrogations des soumissionnaires ».
achat-logistique.info : Quelles ont été les répercussions de l’épidémie sur le travail des fonctions supports ?
Jessica Dollé : « Il est difficile d’être exhaustif dans les missions logistiques qui ont été impactées mais il me semble indispensable de reconnaitre, remercier et mettre en lumière le travail réalisé par les agents en charge du traitement des déchets dont les volumes ont augmenté de manière très importante sur un temps très réduit (+30 % d’une semaine sur l’autre rien que pour les DASRI).Les agents de la restauration ont réorganisé les modalités de service dans le restaurant du personnel et ont dû suivre au jour le jour les ouvertures et fermetures de lits dans les unités de soins. Ils ont également pris en charge les nombreux dons alimentaires dont nous avons bénéficié.
La lingerie, dont la consommation dans les services a été exponentielle, a nécessité des marquages de tenues en urgence avec la revue des dotations par services. Le service des approvisionnements a su être réactif en mettant en place en quelques jours le télétravail et en assurant au quotidien la réponse au plus vite aux besoins de commandes urgentes des services.
Le bionettoyage a également répondu aux exigences liées aux risques de contamination, avec des protocoles de nettoyage plus contraignants et l’augmentation de certaines prestations, à l’image de la décontamination des zones de contact, deux fois par jour et 7 jours sur 7. Avec au total un engagement supplémentaire de 20 K€ sur la période mars/avril.Je ne voudrais pas oublier nos 21 coursiers dont les missions ont été modifiées parfois plusieurs fois par jour. Nous avons par exemple augmenté le nombre de trajets entre le site de Saint-Germain et de Poissy pour les tubes de prélèvements. »
achat-logistique.info : Avec la crise, les magasins sont devenus particulièrement névralgiques. Quel dispositif avez-vous adopté, notamment pour la distribution des EPI ?
Jessica Dollé : « Les magasiniers ont été en première ligne pour l’attribution des dotations de dispositifs de protection et la réception des nombreux dons en matériels. Au CHIPS et dès début mars, la responsable du magasin a assuré un suivi quotidien des stocks des matériels et des équipements de protection individuels qui pourraient arriver en tension. Au fur et à mesure des cellules de crise, nous avons travaillé de concert avec la cellule d’hygiène de l’établissement pour mettre en concordance les exigences de protection permettant aux agents de travailler en toute sécurité, et en lumière les stocks, afin d’anticiper au maximum les risques de ruptures.Ce suivi quotidien a été étendu par la suite aux consommables et aux dispositifs médicaux non stériles fortement sollicités dans les prises en charge en réanimation (filtres, lanières de fixations, circuits d’anesthésie avec piège à eau…). Cette vigilance accrue a permis de solliciter en amont autant que possible les fournisseurs, de trouver des solutions alternatives avant tout risque de ruptures de stocks et de constituer des réserves tampons de ces équipements en cas de ruptures totales d’approvisionnements. »
achat-logistique.info : La consommation des DMNS a-t-elle grimpé en flèche ?
Jessica Dollé : « Le suivi budgétaire fait état d’une augmentation de 100 % des montants consommés sur le mois de mars entre 2019 et 2020, pour les DMNS stockés directement dans les services de soins. Dans le cadre du COVID 19, il nous a semblé nécessaire d’avoir une vision d’ensemble sur les DMNS en tension et à risque de rupture.
Nous avons également bénéficié du soutien d’une cadre formatrice redéployée pendant la période de crise. La direction des soins nous a proposé des compétences de cadres formateurs puisque les instituts de formations ont été fermés en accueil physique. Un recensement des besoins de cadre a été fait, j’ai présenté les missions attendues, et cette cadre formatrice à l’IFSI s’est proposée pour nous accompagner ».
achat-logistique.info : En quoi a consisté son aide ?
Jessica Dollé : « Nous avons donc rapidement monté un groupe de travail avec elle, la responsable magasin, le département DMNS de la direction achats, le responsable des approvisionnements pour mettre en place une cartographie des DMNS « à risque de tension », un tableau des équivalences de DMNS entre fournisseurs, références… par exemple pour les filtres de respirateurs, un état des lieux des stocks au sein des services de soins une évaluation du besoin, basée sur la consommation hebdomadaire sur la semaine la plus tendue de prise en charge du COVID, et la passation de commande pour un stock de sécurité, basé dans un local annexe, qui viendra en support au cas où les stocks dans les services arriveraient à épuisement. »
achat-logistique.info : Quel premier bilan tirez-vous de cette mobilisation générale ?
Jessica Dollé : « Je tiens à souligner l’engagement des cadres de ces équipes logistiques, qui ont notamment été sollicités pour la mise en place d’une astreinte logistique du week-end afin de répondre aux éventuels besoins de réapprovisionnements, de réceptions de commandes ou de difficulté dans les flux. Et je veux vraiment remercier toutes les équipes logistiques et de la direction achats engagés aux côtés des soignants pour leur permettre de s’éviter toute la charge mentale liée à la gestion des stocks. Ces métiers invisibles ont su démontrer leur implication, efficacité et réactivité durant la crise sanitaire. »
