Le CHU de Toulouse passe au PES Marché

Encore peu répandu, le PES Marché, flux dématérialisé capable de satisfaire simultanément les obligations de transmission électronique des documents adressés aux comptables publics, des données essentielles et des éléments nécessaires au recensement, est utilisé avec bonheur par le CHU de Toulouse. Le système fonctionne en mode routine depuis octobre dernier.

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Quand on évoque la dématérialisation des marchés, on s’arrête trop souvent à la passation stricto sensu. Ce qui est loin d’être le cas. Depuis janvier 2015, l’envoi des pièces justificatives aux comptables doit se faire électroniquement. Les deux arrêtés publiés le 22 mars 2019 obligent à en faire de même pour la transmission des données essentielles et celle des fiches de recensement à l’intention de l’Observatoire économique de la commande publique (OECP). Afin d’éviter l’empilement d’envois de données se recoupant, un flux électronique au format XML, le PES Marché, permet aux acheteurs de faire d’une pierre trois coups.

Convergence des chantiers SI achat et dématérialisation

Marie-Paule Lafargue Villepigue et Jean-Baptiste Robert

Bien qu’elle soit censée faciliter la vie des pouvoirs adjudicateurs de France et de Navarre, la formule est loin de s’être généralisée. Faisant partie de l’avant-garde chez les hôpitaux, le CHU de Toulouse a commencé à réfléchir à la question à la fin 2017. « Il y avait au départ deux éléments concomitants, explique Jean-Baptiste Robert, directeur des achats de l’établissement occitan, « d’une part le respect des obligations à partir d’octobre 2018 concernant la dématérialisation, et d’autre part la mise au point d’un SI achats, dans le sillage du développement de la fonction achat de GHT, avec le nécessaire pilotage des données. Les deux chantiers ont convergé. »

Dans le cadre d’un partenariat, l’hôpital et le MiPih, éditeur de solutions numériques, phosphorent ensemble afin de mettre au point un Si achat adapté, comprenant une brique chargée de gérer ce fameux triple flux. En janvier 2020, un premier test porte sur un marché de denrées alimentaires. Et depuis octobre dernier, le CHU est passé en mode routine avec déjà 176 marchés au compteur. « La seule exception concerne les marchés de travaux, plus délicats à gérer en raison des ordres de service » assure Marie-Paule Lafargue Villepigue, la cheffe de projet, « mais notre trésorier les attend avec impatience ».

Pas de rejet des pièces

La « fiche marché » que ce dernier reçoit comprend l’ensemble des données de la passation (date de notification, nom du fournisseur, montant…) avec les pièces justificatives ad hoc. « Le système est capable d’aller les chercher dans une GED. Il sait quels documents sélectionner et il n’enverra pas de CCTP par exemple », détaille Jean-Baptiste Robert. Un tri bienvenu puisque les 400 nouveaux contrats passés tous les ans par le CHU engendrent une moyenne de 6 pièces par marché. Le CHU escompte aller encore plus loin. « Cette collecte disparaîtra avec le déploiement du SI achats qui nous permettra de travailler nativement : les documents créés sur l’outil seront identifiés d’office ».

L’hôpital toulousain met en avant l’absence de rejet des pièces, l’un des grands avantages du système qui fonctionne à l’échelle du GHT avec l’ensemble des trésoriers concernés. « Le dispositif nous permet de faire un correctif s’il manque un élément, et de produire un flux modificatif », expose Marie-Paule Lafargue Villepigue qui loue le gain de temps et la fluidité du processus pour tous les acteurs.

Respect automatique des obligations de recensement

Le flux s’occupe également du convoyage des données de recensement. « C’est un bon moyen de respecter automatiquement les engagements vis-à-vis de l’OECP », assure le directeur des achats. Dernier élément du triptyque, l’envoi des données essentielles est également assuré vers la direction générale des finances publiques (DGFIP) du ministère des Finances pour dépôt sur le site data.gouv.fr Pour l’instant, le CHU n’a pas connecté son profil d’acheteur au circuit. « Nous nous sommes focalisés sur les relations avec notre trésorier car il s’agissait du principal enjeu », explique Jean-Baptiste Robert.

Bien avancé par rapport à la moyenne, l’hôpital toulousain conseille aux acheteurs prêts à se lancer dans l’aventure d’associer le trésorier payeur à la démarche dès le démarrage. « Le deuxième point fondamental pour réussir, c’est la propreté de la donnée, laquelle nécessite une rigueur supplémentaire », insiste Marie-Paule Lafargue Villepigue, « le flux nous a par exemple obligés à revoir notre numérotation des lots de chaque marché. Ce n’est pas qu’un sujet technique ou de données administratives. Il réinterroge les méthodes de travail ».

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