achat-logistique.info : Comment Eldercare Alliance a-t-elle affronté la crise sanitaire ?
Rosemary Jordan : « A Elder Care Alliance, nous avons des plans d’urgence pour pratiquement tous les scénarios que vous pouvez imaginer – y compris les incendies, les tremblements de terre et les pandémies. Nous avons la responsabilité pratique et morale d’être prêts à soutenir nos résidents, les membres de notre équipe et nos voisins dans les situations d’urgence. Ces plans précisent un certain nombre d’éléments liés à notre structure organisationnelle en temps de crise, décrivent les divers processus et les équipements que nous devons avoir en stock.
L’élément clé de notre préparation consiste à identifier une structure de commandement de crise qui réorganise notre équipe de direction pour que chacun prenne la responsabilité de domaines particuliers. Le mien est la planification logistique (alors que je travaille normalement sur le développement partenariats et de la stratégie). Aujourd’hui, je mets tout mon énergie dans la récolte de dons et l’achat d’équipements de protection individuelle (EPI). Nous suivons les directives américaines du Centre pour le contrôle des maladies et la prévention (CDC qui a établi des recommandations précises pour encadrer la réutilisation d’équipements à usage unique comme les masques FFP2, NDLR) pour les EPI. »
achat-logistique.info : Constatez-vous une augmentation du sourcing local pour l’approvisionnement pendant la crise du coronavirus ?
Rosemary Jordan : « Dans le cadre de la gestion de la crise liée au coronavirus, nous avons dû adapter nos processus de gestion habituels. Nous avons identifié un emplacement sécurisé pour recevoir, déballer, organiser et stocker en toute sécurité nos EPI et autres fournitures d’urgence. Certaines fournitures sont particulièrement difficiles à acquérir, en particulier le désinfectant pour les mains et les surblouses. En plus de la pénurie, nous sommes également confrontés à des problèmes de fraude, de perturbation de la chaîne d’approvisionnement et de hausses de prix.
Pour pallier la pénurie d’EPI, Elder Care Alliance a travaillé avec une entreprise qui fabrique habituellement des produits menstruels. Ils sont passés à la production de masques et nous avons pu en obtenir une grande quantité. Pour nos écrans de protection faciaux, nous avons travaillé avec des entreprises d’usinage qui fabriquent généralement des produits pour l’industrie maritime.
Nous avons remarqué que les fournisseurs les plus fiables et les plus rapides pour la livraison dans le cadre de cette crise étaient tous des entreprises appartenant à des femmes, qui ont su adapter rapidement de chaîne de production. Le fait de contacter directement des petits fabricants fonctionne aussi mieux que de passer par des distributeurs.
Elder Care Alliance a une politique d’achat qui mêle des fournisseurs nationaux, régionaux et locaux pour les produits alimentaires. Depuis cette année, nous avons lancé une nouvelle initiative appelée « ECA Green 2030 » (lien vers la page de présentation de cette stratégie, en bas de l’article) qui nous a amenés à nous tourner de plus en plus vers des fournisseurs plus locaux, ce qui est très appréciable aujourd’hui. »
achat-logistique.info : Avez-vous développé des innovations pour répondre à l’épidémie de coronavirus ?
Rosemary Jordan
Rosemary Jordan : « La crise est aussi une occasion de poursuivre l’innovation technologique que porte Elder Care Alliance. Nous utilisons beaucoup Zoom, Facetime et Webex pour connecter les résidents à leurs familles. Cette évolution n’est pas évidente pour les professionnels et nous avons donc créé des mini formations pour conseiller les membres de notre équipe. Nous avons aussi dû réfléchir au matériel à utiliser : une personne âgée avec des troubles cognitifs peut difficilement se concentrer sur un écran de téléphone.
Nous explorons une variété de solutions à faible et à haute technologie pour assurer que tous nos résidents ont accès à des moyens de communiquer avec leur famille et de participer à la programmation. Dans l’un de nos bâtiments, nous organisons des événements de « groupe » via Zoom avec des résidents, qui participent à l’aide de leurs appareils personnels depuis leurs chambres. Nous introduisons également l’utilisation d’Acuity Scheduling pour faciliter la planification des visites électroniques par les familles.
Elder Care Alliance continue également à réfléchir à l’avenir malgré la crise. Nous travaillons en ce moment avec une entreprise qui produit des robots de tâche avec plusieurs prototypes pour aider à relever le défi de la dotation en personnel qui émerge dans le secteur sanitaire et social. Ces robots pourraient par exemple faire le bionettoyage des sols des parties communes pendant la nuit. Nous aurons plus d’informations sur ces développements dans quelques semaines !
Dans cette crise, nous ne sommes pas seuls : le Gouverneur de l’État de Californie, Gavin Newsom, a annoncé un investissement massif d’un milliard de dollars pour s’approvisionner directement en EPI, conduisant à l’acquisition de 200 millions de masques par mois à partir d’avril. Il s’agit d’un effort sans précédent et nous avons hâte de voir comment les efforts de l’État soutiendront les petits prestataires de soins de santé comme nous par rapport aux grands hôpitaux régionaux. »
