« Un formidable outil permettant de mieux travailler, de maîtriser le temps, et de partager l’information ». Directeur des achats, du patrimoine et de la logistique du GHT Santé 41 (établissements de Blois, Vendôme-Montoire, Romorantin, Selles-sur-Cher, Saint-Aignan et Montrichard), Philippe Cutte ne tarit pas d’éloges sur la certification : « c’est aussi un vecteur de vulgarisation de la culture achat ». Le GHT décide d’entamer la démarche, quelques mois après la création de sa cellule territoriale des marchés et contrats en février 2017.
Composée de quatre acheteurs, d’un gestionnaire des marchés et d’un contrôleur de gestion à temps partiel, la jeune équipe a rapidement le sentiment d’être débordée et de travailler sans cesse dans l’urgence : elle doit faire converger pas moins de 940 contrats (hors recours aux opérateurs régionaux et nationaux), répondre aux demandes des établissements, préparer un plan d’action achat territorial (PAAT), et atteindre les objectifs de performance attendues par le GHT.
Ne plus travailler dans l’urgence
La direction des achats choisit alors de se tourner vers la certification. Avec un objectif : décrocher le sésame en 18 mois. Le projet bénéficie d’un environnement favorable. Le CH de Blois, établissement support, dispose de ressources propres pour conduire les audits internes. Et plusieurs prestations (bionettoyage des locaux, stérilisation des DM, désinfection des endoscopes, traitement du linge, restauration) ont déjà entamé le processus. « Nous avons utilisé le marché qu’ils avaient passé pour l’audit externe ». Deux agents de la direction se portent volontaires pour copiloter l’opération. En septembre 2017, la direction du CH de Blois et le président de la Commission médicale leur adressent une lettre de mission.
Les outils (carte d’identité du processus, matrice de type Swot, analyse des risques) sont élaborés. Articulée autour de trois axes (sécurité, écoute et excellence), la politique des processus fixe les buts suivants : garantir la satisfaction des demandes d’achat de tous les établissements, accompagner acheteurs et prescripteurs pour définir le juste besoin, instaurer un climat de confiance garant d’efficacité dans l’exécution des marchés, satisfaire les objectifs du Plan national d’action pour l’achat durable (PNAAPD).
Un plan d’action et d’amélioration continue pour chaque sous-processus est formalisé et actualisé semestriellement. Composé de 11 indicateurs, un tableau de bord complète le dispositif. Début 2019, démarre une revue hebdomadaire de performance annuelle de fournisseurs. « Il ne s’agit pas de le faire pour nos 650 fournisseurs actifs mais d’identifier les prestataires stratégiques, en fonction de leur volume du caractère sensible de leur intervention. »
Un « plus » pour attirer des professionnels
Une certification récompensée par un Trophée Santé Achat en novembre 2019
En mai 2019, le GHT obtient la certification. « C’est certain que la démarche nécessite un investissement, mais ce temps est regagné ensuite grâce à la fluidité des processus. Les acheteurs n’ont plus le sentiment de subir le calendrier. Je n’entends plus parler de surcharge de travail ». Pour Philippe Cutte, la meilleure visibilité de la production des marchés n’est pas le seul bénéfice.
« La norme Iso a d’autres avantages qui concourent à consolider la fonction achats. Elle permet d’avoir un cadre territorial pérenne et d’éviter les remises en cause de gouvernance, en cas de changement de direction. La politique achat dépend souvent de son responsable. Ici l’organisation est calée par la norme. La certification montre aussi que notre fonction achats est structurée. Ce qui est un atout pour attirer des professionnels dans un contexte de fort turn-over et de recrutement difficile », argue Philippe Cutte.
