Comment évaluer la performance des acheteurs ?

Nombre de paramètres entrent en considération lorsque l’on souhaite évaluer la performance des acheteurs, ou plutôt celle des directions dans lesquelles ils exercent. La seule mesure des gains achats est d’autant plus insuffisante que le profil “cost killer” n’a plus la cote. Pour Marie-Françoise Jamet, responsable Achat et Prospective à la ville de Nice et la métropole Nice Côte d’Azur, il faut aujourd’hui plutôt parler de “business partners” pour définir les acheteurs, une vision plus moderne aux responsabilités élargies.

santé-achat.info : Comment définir, mettre en œuvre et mesurer la performance achat en dehors de la mesure des gains, même si elle est importante et nécessaire ?

Marie-Françoise Jamet : « La performance des achats peut être rattachée à plusieurs dimensions complémentaires : la performance économique de l’achat, c’est-à-dire l’adaptation aux besoins et la recherche de leviers budgétaires ; la performance du fournisseur, c’est-à-dire la qualité de la relation contractuelle et de la prestation réalisée ; la sécurisation juridique des actes, des contrats et des pratiques.

Bien sûr, un élément clé de la performance, l’un des fondamentaux qui légitime la fonction aux yeux de la direction générale et des autres services, ce sont les gains dégagés (acquisition, négociation, exécution). Cependant, se limiter aux gains est assez réducteur et ne correspond plus à ce qu’un service achats peut créer comme valeur ajoutée, au regard des nombreux objectifs assignés aujourd’hui à la commande publique (transition écologique, insertion sociale, etc.).

L’acheteur doit être aujourd’hui un partenaire facilitateur et en tant que service fonctionnel, le service achats sera un partenaire clé de la chaîne de valeur, développant des outils aptes à aider les services opérationnels, les entreprises et la gouvernance. Il doit apporter de la performance à l’ensemble de la chaîne. »

santé-achat.info : Quels indicateurs allez-vous retenir pour mesurer la performance d’une équipe achats ?

Marie-Françoise Jamet : « Les indicateurs doivent être simples, parlants, faciles à mettre en œuvre, et traduire la réelle mesure du taux de réalisation des objectifs fixés par la politique achat de la collectivité.

J’en vois cinq, aujourd’hui incontournables : la performance économique, la performance fournisseurs, la performance qualité de service, la performance processus et pratiques, et enfin la performance ressources humaines.

On sait aujourd’hui appréhender la performance économique. Cet axe rassemble les mesures classiques de gains sur les prix, mais elles doivent être en lien étroit avec l’analyse en coût global, le fameux TCO (Total Cost of Ownership) et l’obligatoire prise en compte de considérations environnementales et sociales dans la définition du besoin. Le responsable achats donne les moyens de calculer qu’un prix plus élevé peut en définitive faire économiser de l’argent : un véhicule hybride est plus cher à l’achat, mais sur trois ans il produira des économies liées au carburant, aux taxes réduites ; on passe alors de la notion de “moins disant” à celle du “mieux disant”. »

santé-achat.info : La mesure de la performance fournisseurs ne vous semble-t-elle pas moins évidente à appréhender, surtout si l’on y intègre des services additionnels ?

Marie-Françoise Jamet : « En effet, aux données typiquement “Qualité-Coûts-Délais” portant sur le respect des engagements, celles concernant les services additionnels amènent plus de perspectives, comme la capacité des interlocuteurs à collaborer, à fournir spontanément des informations intéressantes sur des évolutions de marché, par exemple, ou encore ses efforts en matière de RSE.

Plusieurs indicateurs peuvent être retenus pour le suivi des prestations, comme les coûts d’achats globaux (comparaison des consultations), la qualité (satisfaisante ou pas), les ruptures des approvisionnements (anticipation du facteur risque), le respect des délais, la satisfaction clients internes et externes, le respect des engagements environnementaux, le respect des critères, l’application de pénalités… »

santé-achat.info : Et ce que vous appelez la performance “qualité du service”, comment la mesurez-vous ?

Marie-Françoise Jamet : « Cet axe s’intéresse à l’appréciation de la qualité du service rendu directement par les achats aux clients internes. Il s’agira, désormais, de valoriser très concrètement l’action du service achats : pertinence des réponses aux demandes d’assistance, de sourcing, réactivité, contribution à l’amélioration des cahiers des charges, et à l’innovation, etc.

Pour l’évaluation, nous pouvons nous baser notamment sur l’évolution du panel fournisseurs et l’ouverture à la concurrence, le taux de respect des préconisations, l’efficience des sourcing (nombre de soumissionnaires, réponses des entreprises sourcées, changement d’attributaire, etc.), les gains techniques de soumis (sélection des soumissionnaires, taux de régularisation, amélioration de la note technique, modification à la marge du DCE, changement de classement après négociation, etc.), le pourcentage d’intégration de critères liés au développement durable ou à la RSE, le nombre de marchés réservés ou de marchés comportant des clauses sociales, l’attractivité de la ligne d’appels Accueil Marchés Publics… »

santé-achat.info : Vous intégrez à vos axes d’évaluation la performance processus et pratiques de même que la performance ressources humaines. Quels éléments prenez-vous en considération ?

Marie-Françoise Jamet : « L’amélioration continue des processus et des bonnes pratiques achats intègre la dimension de progrès permanent. Par exemple la réduction des délais de procédures, la simplification des procédures achats, la dématérialisation, le recours à la carte achat, la mutualisation des données achats dans un système d’information dédié…

La performance ressources humaines, quant à elle, met en avant les véritables efforts pratiqués en matière de développement des ressources humaines : formations, polyvalence, communication sur les actions entreprises et indicateurs d’activité pour démontrer que le “juste niveau” de ressources est utilisé pour un résultat maximum.

En résumé, il faut donner de la visibilité et traduire, par l’évaluation, les résultats au regard des objectifs stratégiques et opérationnels assignés, permettre également de mesurer la marge de progrès, les actions correctives éventuelles, optimiser les stratégies.
L’adaptation des SI marchés est primordiale à ce niveau pour compléter les outils existants et taguer facilement les métadonnées pertinentes. »

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