C’est dans un cadre budgétaire très contraint que l’AP-HM a commencé à élaborer en 2017 son projet baptisé IAM AP-HM, clin d’œil au groupe de hip-hop marseillais éponyme. Comme le confirme Olivier Georges, responsable achats domaine médical au sein de la direction des achats, approvisionnements et services logistiques, le renouvellement du parc d’imagerie médicale ne pouvait se traduire par un coût supérieur à celui qui lui était consacré auparavant.
Le choix de la location maintenance longue durée
« C’est notamment pour cette raison que nous nous sommes orientés vers la location maintenance de longue durée, dit-il, en effet, peu prédictible en investissement, chaque achat d’équipement faisait l’objet d’un arbitrage en commission des investissements pour l’ensemble de 24 000 équipements biomédicaux de l’AP-HM et notre situation budgétaire ne permettait plus de renouveler les équipements vétustes au terme de leur amortissement et d’équiper ainsi les services des dernières technologies ».
Conséquence directe de l’allongement de la durée d’utilisation des matériels, des pannes plus fréquentes, des durées d’indisponibilités allongées, des difficultés organisationnelles au sein des services et, surtout, des coûts de maintenance corrective aussi difficiles à prévoir qu’à assumer face à la baisse des recettes en résultant. Inspiré de l’expérience conduite par les Hospices Civils de Lyon, le projet Imagerie Avenir Marseille pouvait voir le jour (Lire notre article du 22 octobre 2020 )
Une fusée à sept étages
Ingénieur biomédical en charge du projet à la direction du biomédical et des services médico-techniques, Marie-Hélène Fortin tient avant tout à rappeler que les marchés ont été notifiés en plein confinement, ce qui est loin d’être neutre, d’autant que ce n’était pas un seul marché qui avait été monté, mais carrément sept.
« Impossible de faire autrement que de segmenter, explique-t-elle, car nous voulions monter des équipes hyper performantes sur chacun des sept segments, d’autant qu’après la procédure de dialogue compétitif, il fallait préparer l’accompagnement et le suivi tout au long des douze années de location maintenance ». Un travail également titanesque que de déployer des équipes sur chaque segment : « Pour les 111 équipements de radiologie et de médecine nucléaire du pôle d’imagerie médicale entrant dans le cadre de ce programme, nous avons procédé à une ventilation en sept segments : radiologie conventionnelle, radiologie interventionnelle, scanner, IRM, échographes, TEP scan et gamma caméra post-traitement de médecine nucléaire ».
Mobilisation générale
Pas loin de 600 agents du pôle imagerie sont mobilisés : « 470 personnels non médicaux rémunérés, 40 ETP internes, 60 ETP médecins y compris médecine nucléaire ». Au-delà du pôle, l’ensemble des fonctions support de l’AP-HM (biomédical, services techniques, services informatiques, radioprotection/radio physique, services administratifs), accompagnent quotidiennement les déploiements des machines, mais aussi assurent les liens vers les autorités en matière de déclaration et d’enregistrements (ARS, ASN..) ou encore le suivi administratif et financier (direction des achats, direction des finances …)
L’engagement des industriels, titulaires des 7 marchés, est complètement inédit en des temps aussi incertains sur le plan international. Partenaires de l’AP-HM, ils ont ainsi tout mis en œuvre pour que ces installations soient possibles. La formation est enfin une thématique emblématique de ce projet IAM AP-HM, qui a permis l’ouverture d’une salle de formation « high tech » dédiée à l’imagerie, disposant des meilleurs outils, inscrivant chaque jour un peu plus l’AP-HM comme un centre de référence en la matière.
60 % du parc installé en à peine dix-huit mois
Les équipes projet qui suivent chacun des segments ont permis des taux de réalisation exceptionnels, et tant Marie-Hélène Fortin qu’Olivier Georges n’en sont pas peu fiers : « En à peine dix-huit mois, 60 % du parc a été installé, s’enthousiasment-ils, nous avons même atteint des scores de 100 % en équipements de radiologie interventionnelle et en échographie, ou encore 78 % pour les scanners ».
La remise du prix lors des journées de l’achat hospitalier à Montrouge
Effectivement, malgré les confinements, les vagues successives de Covid, l’extrême tension auxquels étaient soumis les établissements de l’AP-HM et les plans blancs, le nombre de machines déjà déployées est impressionnant, même si Marie-Hélène Fortin temporise avec modestie : « Sur les 111 équipements du parc initial, certains ne sont pas reconduits (optimisation du parc) et dans ces statistiques ne sont pas comptées les machines sujettes à forfait technique qui seront renouvelées une fois sur le cours des 12 ans du contrat IAM AP-HM ».
De son côté, Olivier Georges souligne la méthode qui a été mise en place et l’organisation qui est déployée pour le suivi du programme IAM AP-HM : « Nous avons tout industrialisé, je pense qu’aucun autre acheteur public hospitalier n’a été en mesure d’aligner une telle organisation sur des temps aussi courts et dans un tel contexte ».
Une organisation de suivi en béton
« Personne n’a été spécifiquement détaché sur ce projet, nous avons monté l’intégralité de ce dialogue compétitif sans AMO, la direction des affaires juridiques a notamment été archi mobilisée durant plus de six mois lors de la rédaction des contrats, lâche Olivier Georges, il nous a fallu assembler un véritable puzzle de pièces contractuelles issues de l’AP-HM et des industriels… 70 pages pour le contrat, 30 annexes… Les 3 CCAG FCS/NTIC/TRAVAUX étaient pré-rédigés heureusement ».
L’organisation mise en place pour l’exécution du marché, elle, peut également laisser rêveur : « Constitué de dix à quinze personnes, un comité de suivi opérationnel se réunit tous les mois pour chacun des sept segments, alors que deux fois par an un comité de pilotage suit la veille technologique et étudie la programmation des machines à installer l’année suivante ». Composé des équipes de l’AP-HM, des partenaires industriels, en présence des DG des deux parties, le comité stratégique se réunit quant à lui une fois par an.
« Nous n’aurions jamais pu arriver à ce résultat sans cette organisation, conclut Marie-Hélène Fortin, ce pilotage partagé entre soignants, administratifs et industriels fonctionne très bien ». Olivier Georges tient pour sa part à rappeler l’engagement de tous : « Ça a réellement été un travail monstrueux, aussi bien de la part des administratifs que des fonctions support ou des PU PH qui ont porté ce projet sur chacun des segments en plus de leurs tâches habituelles. Et cela va continuer à l’être durant plus d’une décennie ».
