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RESPONSABLE DU SERVICE ECONOMIQUE

Profil de poste :

RESPONSABLE DU SERVICE ECONOMIQUE DU CENTRE HOSPITALIER JEANNE DE
NAVARRE (CHATEAU-THIERRY)

Présentation et missions du service

Le Service économique du Centre hospitalier de Jeanne de Navarre (Château-Thierry) comprend :
– 3 agents au service comptabilité
– 2 agents en charge des marchés
– 1 ingénieure hospitalière

La Direction des Ressources Economiques et Logistiques du Centre hospitalier de Soissons comprend :

– Une unité de secrétariat et comptabilité, et une cellule équipement, investissements et marchés.
– 2 assistantes (dont 1 régisseur et un mandataire suppléant) ;
– 3 agents au service comptabilité ;
– 1 agent chargé des marchés (intégré à la cellule des marchés du GHT « SAPHIR ») ;
– 1 agent chargé de l’équipement et de l’’investissement.
– L’Unité de restauration
– L’Equipe de sécurité incendie
– La Blanchisserie
– Le Service espaces verts et salubrité
– Le Magasin général
– Le Vaguemestre
– La reprographie / communication
– L’équipe centralisée d’hygiène des locaux
– Le standard et la Gestion des Rendez-Vous téléphoniques
– Contrôle de gestion services économiques GHT

Conditions d’accès

– Master en droit public/contrats publics/achats publics ou en économie
– Débutant accepté

Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Relations hiérarchiques

– Directeur adjoint chargé du pôle ressources physiques du centre hospitalier de Soissons et Directeur Achat du GHT.
– Responsable Achats du GHT SAPHIR.

Relations fonctionnelles

– Les membres de l’équipe de direction : DRH, DAM et Stratégie, direction des ressources financières et matérielles, DSIRMT – qualité, DSIO, responsable des ressources techniques et du patrimoine.
– Les responsables des pôles, les cadres supérieurs, les cadres et responsables médicaux et non médicaux de tous les services et secteurs de l’établissement.
– Les agents des services économiques, achat, logistiques et sécurité.
– Les fournisseurs et interlocuteurs extérieurs.

Activités

Fonctions et missions

L’attaché(e) d’administration hospitalière a, sous l’autorité du directeur adjoint chargé des ressources physiques et du/de la responsable Achats du GHT SAPHIR, la responsabilité et la coordination du service économique du Centre hospitalier de Jeanne de Navarre (Château-Thierry). Il (elle) est en charge du pilotage et de la gestion de l’ensemble des marchés publics pour le compte de toutes les directions fonctionnelles de l’établissement.
Il ou elle est mis(e) à disposition du GHT SAPHIR selon la répartition de temps suivante :
– 100 % sur le site du Centre hospitalier de Jeanne de Navarre (Château-Thierry).

Missions principales

– Encadrement de l’équipe gestionnaire de l’émission de la commande jusqu’au contrôle de réception.
– Conception, réalisation et déploiements d’outils et/ou de méthodes spécifiques au domaine d’activité.
– Pilotage du Processus achat, phase exécution des marchés publics réalisés dans le cadre de la convergence des marchés GHT en collaboration avec la Responsable Achats GHT (aspect financier, fiches incidents fournisseurs, approvisionnement, création données marchés publics en relais sur la gestion économique et financière – GEF),
– Suivi relation fournisseur dans l’exécution du marché, et l’aspect qualitatif, respect du cahier des charges.
– Veille et suivi de la réglementation : achats publics, lois et normes sur les produits et services, procédures comptables d’achat.
– Connaissance de l’offre fournisseurs : fournisseurs/produits/prix, ainsi que l’offre proposée par les trois principaux opérateurs nationaux reconnus dans le cadre du GHT (UGAP, RESAH, UNIHA).
– Concernant la définition du besoin : Recensement, analyse des besoins et demandes de nos prescripteurs.
– Elaboration des consultations et gérer la mise en concurrence.
– Elaboration, rédaction des dossiers de consultations et cahiers des charges en lien avec les prescripteurs et les directions fonctionnelles. Les accompagner en veillant à la qualité juridique et financière des dossiers (communiquer les données relatives à l’établissement au GHT).
– Analyse des dossiers ou supervision des analyses des offres dans le cadre d’une procédure GHT : candidatures, offres de prix, offres techniques (en lien avec le prescripteur).
– Rédaction du rapport de choix de la consultation.
– Rédaction des rapports d’analyse des offres financières et techniques et motiver le choix du fournisseur retenu.
– Contrôle de l’application des règles, des procédures et du process achat dans le cadre du GHT.
– Pilotage des projets achat : Déterminer, mettre en oeuvre et suivre les procédures d’achats.
– Suivi de l’exécution des marchés (dimension, coût, qualité du produit, de la prestation, volume, respect des délais, prix facturation, calendrier de renouvellement, etc…).
– Gestion et apport d’une expertise en cas de litige ou contentieux dans l’exécution d’un marché.
– Suivi de l’exécution des marchés sur l’aspect financier (fourniture des pièces contractuelles et financières).
– Elaboration et suivi des tableaux de bord achat : assurer la mise à jour du tableau de bord des procédures d’achats, suivre la qualité des produits et prestations, leur conformité aux cahiers des charges.
– Garantie des relations avec les approvisionnements : veiller à l’adéquation entre les niveaux de stocks nécessaires et les demandes d’achats des prescripteurs.
– Actualisation du référencement des produits dans le fichier de la GEF.
– Recensement des produits référencés sur un marché et ceux non référencés sur un marché.
– Aspect financier : suivi et pilotage du programme d’investissement de la structure en collaboration avec les services financiers, suivi budgétaire du titre 3 du budget de l’établissement.
– Gestion des assurances (déclarations, suivi de sinistres, gestions des plaintes et litiges).

Compétences et qualités requises

Compétences

– Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances des agents,
– Savoir déléguer et contrôler,
– Piloter, animer / communiquer, motiver les membres de l’équipe,
– Concevoir, actualiser, optimiser des outils d’analyse de l’activité du secteur,
– Concevoir et formaliser les marchés selon la réglementation en vigueur) à transmettre à l’établissement support pour la publication,
– Maitrise de la gestion comptable et budgétaire indispensable,
– Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine,
– Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations,
– Rédiger et mettre en forme des notes, documents, des rapports et pièces des marchés,
– Utiliser une procédure, une réglementation spécifique (maîtrise de l’ordonnance N°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics et leurs avenants, du code de la commande publique, connaissance de la circulaire M21, plan comptable hospitalier),
– Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Outlook Exchange).

Qualités et capacités

– Capacité de synthèse et d’analyse,
– Rigueur et organisation,
– Adaptabilité et esprit d’équipe,
– Bon rédactionnelle,
– Aisance relationnelle,
– Autonomie.

Exigences spécifiques du poste

– Capacité au travail en équipe et en réseaux,
– Bonne capacité à animer des dossiers transversaux,
– Capacité d’écoute, de dialogue, sens de la diplomatie,
– Sens de la discrétion et du reporting,
– Aptitude à la gestion de projets, compétences en gestion de projet,
– Compétence de management d’équipes : animer, diriger, mobiliser, entrainer des équipes ; gestion des conflits, qualité de concertation et de négociation,
– Réactivité et disponibilité,
– Esprit de synthèse et rigueur.

Contact

Monsieur José Pulido, directeur Achat GHT SAPHIR et coordonnateur du pôle ressources physiques du CH de SOISSONS
Mél : jose.pulido@ch-soissons.fr
Téléphone : 03 23 75 70 70

 

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