Responsable des activités économiques de la pharmacie, des labos, et des approvisionnements

LIEU D’EXERCICE

Centre Hospitalier du Mans, DAL, bâtiment Pharmacie

POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

Lien hiérarchique :

Sous l’autorité hiérarchique du Directeur et de la Directrice Adjointe des achats et de la Logistique,

MISSIONS GENERALES

Placé sous l’autorité hiérarchique des Directeurs des Achats et de la Logistique, le responsable des activités économiques de la pharmacie, des laboratoires et des approvisionnements, secondé par 2 adjoints, assure l’encadrement des équipes (une quinzaine de professionnels).
Référent comptabilité et du progiciel de gestion économique et financière du CHM.

DESCRIPTION DES ACTIVITES

Missions permanentes

– Assisté de 2 adjoints (à temps partiels), encadrer, animer et contrôler les équipes administratives (9 ETP) en charge des activités économiques de la pharmacie et des laboratoires et des approvisionnements (+6 ETP)
– Organiser, planifier, superviser et évaluer le travail des équipes administratives concernées (16 professionnels)
– Suivre des indicateurs d’activité et de performance (ex : retards de traitement des factures, nombre de litiges, etc.)
– Organiser et superviser, en lien avec les acheteurs de filière, la saisie des éléments de marché dans les logiciels GEF et PHARMA
– Organiser et superviser les processus de passation de commandes (hors commandes de stock pour la pharmacie), de liquidation des factures et des titres de recettes divers, d’escomptes, de remises de fin d’année et de refacturation des achats pour compte – Organiser et superviser les processus de facturation des prestations et ventes réalisées par les pôles GPS et BP à destination d’autres établissements ou des caisses d’assurance (ex : prestations de biologie médicale, prestations de stérilisation, rétrocessions, médicaments et dispositifs facturables en sus, etc.)

– Contribuer, en lien avec les biologistes référents et le contrôleur de gestion, à la fiabilisation des données d’activité, au travers de la qualité du codage de l’activité produite
– En lien étroit avec la Direction des Finances, élaborer et documenter la construction de l’EPRD puis assurer le suivi budgétaire mensuel de l’ensemble des comptes de charges et de produits relevant du périmètre attribué
– Piloter, en lien avec les professionnels des pôles et les directions fonctionnelles concernées, l’évolution de la dépense, au travers de la mise en place d’outils de suivi et de plans d’actions
– Gérer la clôture de l’exercice dans le respect du planning et des règles spécifiques établies, et contrôler la balance des stocks (compte de stocks DAL/Pharmacie/Laboratoire notamment pour les comptes de stocks
– Coordonner et suivre les inventaires du magasin du laboratoire, de la PUI et à moyen terme des magasins hôteliers, alimentaires et des ateliers.
– Etre le référent informatique des pôles BP et GPS notamment sur les applications GEF, Pharma et sur d’autres logiciels métier
– Coordination et suivi du plan de contrôle interne
– Elaborer et suivre mensuellement les tableaux de bord de consommations pour le suivi budgétaire
– Dématérialisation du processus approvisionnement

Missions spécifiques

– Participer / animer des réunions de travail (ex : réunion des gestionnaires, réunions avec les filières d’achat correspondantes, etc.)
– Participer à des projets institutionnels comme la certification des comptes, la mise en place d’un logiciel de stock sur le laboratoire et piloter la déclinaison des actions correspondantes au sein de la pharmacie et des laboratoires
– Contribuer au pilotage de l’activité des pôles, en lien avec les contrôleurs de gestion de la Direction des Finances sur le volet médico-économique et en lien avec le contrôleur de gestion de la Direction des Achats du GHT 72 sur le volet performance achat

SAVOIR ETRE ET SAVOIR FAIRE

Connaissances particulières requises/prévues

– Connaissance de la règlementation et de l’organisation hospitalière
– Gestion administrative, économique et financière
– Gestion des ressources humaines
– Stratégie et organisation / conduite du changement

Qualités professionnelles requises / prévues

– Loyauté et discrétion
– Capacité d’adaptation
– Esprit d’initiative et autonomie
– Sens de la rigueur et de l’organisation
– Sens de la pédagogie et du travail en équipe
– Capacité à manager
– Facultés d’analyse et de synthèse

CONNAISSANCES REQUISES ET DIPLOME

Titulaire d’un équivalent Bac +3 à Bac +5 dans le domaine des achats et de la comptabilité
Expérience dans le management d’équipe souhaitée

HORAIRES DE TRAVAIL

Horaires de travail pouvant varier sur la base d’un contrat cadre du lundi au vendredi
Base hebdomadaire : 39H
Quotité de temps de travail : 100 %

Pour postuler

Envoyez votre candidature à Philippe Cutté, directeur des achats et de la logistique : pcutte@ch-lemans.fr

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