Responsable de la logistique pharmaceutique

IDENTIFICATION DU POSTE ET LOCALISATION

PRESENTATION GENERALE DU SECTEUR

La Direction des Achats et de la Logistique est organisée en trois départements :
– Le département des Achats est composé de 6 filières : Produits de santé, Biologie, Biomédical, Systèmes d’information, Hôtelière et Prestations, Travaux Maintenance et Energie ;
– Le département Transports Sanitaires et Hospitalité : transports internes de patients -brancardage, hôpital sud, courses -laboratoire, sang, greffes- et régulation ;
– Le département de la Logistique : Processus d’approvisionnement des produits non médicaux et Production logistique : Plateforme logistique hôtelière, Restauration, Blanchisserie, Secteur transport et distribution (flux logistiques de matières : poids lourds, atelier mécanique, courrier, opérations logistiques), et secteur distribution et prestations vis-à-vis des unités de soins.

Le CHU de Rennes dispose d’une plateforme logistique pharmaceutique actuellement intégrée au Pôle Pharmacie et placée sous la responsabilité du pharmacien gérant de la PUI (Pharmacie à Usage Intérieur) et chef du pôle Pharmacie. La PUI du CHU de Rennes assure la gestion des approvisionnements en médicaments et dispositifs médicaux stériles et sa livraison dans les unités de soins et médico-techniques des établissements suivants : CHU de Rennes, CH de Brocéliande (sites de Montfort sur Meu et Saint Méen le Grand) et CH de Janzé.

LIEU D’EXERCICE

Tous les sites du CHU, poste basé à la PUI

RELATIONS FONCTIONNELLES PRINCIPALES AVEC LES DIFFERENTS ACTEURS INSTITUTIONNELS

 Pharmaciens et encadrement des équipes du pôle pharmacie
 Cadres des services de soins et médico-techniques
 Cadres des services administratifs et techniques
 Ingénieurs et techniciens de la DAL, de la Direction du Patrimoine et de la Sécurité, de la Direction des Systèmes d’Information et de la Direction de l’Ingénierie Biomédicale
 Professionnels de la PUI : Préparateurs, Agents logistiques (AOLG) et chauffeurs notamment

RELATIONS HIERARCHIQUES

Rattaché hiérarchiquement au Directeur des Achats et de la Logistique / Directeur délégué du pôle Pharmacie. Il est à ce titre pleinement intégré à l’équipe d’encadrement du secteur logistique de la DAL.
Il exerce son activité sous la responsabilité fonctionnelle du responsable gérant de la PUI.
Il exerce une autorité managériale et hiérarchique sur le technicien logistique de la plateforme pharmaceutique.

ACTIVITES

MISSIONS GENERALES

Sous la responsabilité du Directeur des achats et de la logistique, et en lien fonctionnel étroit avec le pharmacien responsable de la PUI qui détermine la politique générale d’approvisionnement pharmaceutique, l’ingénieur logistique est chargé de :

 Assurer le fonctionnement quotidien de la plateforme logistique pharmaceutique en lien avec une équipe de 40 professionnels (technicien logistique, magasiniers/manutentionnaires –AOLG- et chauffeurs)
 Garantir la continuité de fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement interne et assurer la maîtrise d’oeuvre interne de l’ensemble des aspects logistiques des projets pharmaceutiques
 Proposer et mettre en place les procédures et les modes opératoires de préparation de commandes selon les meilleurs standards logistiques et dans le respect des bonnes pratiques pharmaceutiques
 Préparer, co-construire, coordonner et mettre en oeuvre les différents projets logistiques pharmaceutiques validés dans le cadre du projet d’établissement (Automatisation de la dispensation globale et dispensation individuelle nominative, Refonte du Système d’Information de la Pharmacie – Logiciel métier et WMS-, Outil informatique de gestion de l’arsenal centralisé, etc.)
 Coordonner l’ensemble des activités logistiques de la plateforme pharmaceutique visées ci-dessus : garantie de la qualité et de l’efficience de la chaîne logistique, prise en compte des besoins émergents et de l’évolution des systèmes et activités, mise en conformité avec les obligations réglementaires, mise en place et suivi des indicateurs de gestion
 Assurer les missions d’assistance et de conseil méthodologique destinés à faciliter la planification et la coordination de l’ensemble des opérations préalables à l’ouverture d’un bâtiment ou d’un service
 Piloter son programme pluri annuel d’investissement
 Piloter la certification des activités logistiques de la plateforme en lien avec les référents Qualité du Pôle Pharmacie
 Assurer les missions d’assistance et de conseil méthodologique sur l’ensemble des projets impactant la chaîne d’approvisionnement globale des produits pharmaceutiques, qu’ils émanent du pôle lui-même ou des pôles cliniques et médicotechniques
 Participer activement au projet de création et de mise en oeuvre du schéma directeur logistique du CHU de Rennes et, en ce sens, être en appui fonctionnel au projet de construction de la plateforme logistique hôtelière (Automatisation des flux par AGV).
Il est aussi attendu du Responsable logistique, s’agissant d’une fonction récente, de conduire une réflexion et d’être force de proposition pour faire évoluer l’organisation du secteur logistique pharmaceutique afin de consolider sa fonction d’appui aux unités de soin.

ACTIVITES

Organisation et Management

 Traduire la stratégie en orientations, en plans d’actions et en moyens de réalisation
 Mettre en adéquation les besoins-ressources entre les prévisions et les capacités de production de la plateforme pharmaceutique
 Coordonner et suivre de manière opérationnelle l’activité et les projets définis dans le contrat du pôle Pharmacie
 Mettre en place et piloter les tableaux de bord de suivi d’activité et de la performance, fixer des objectifs, mesurer des résultats et évaluer la performance
 Respecter les normes réglementaires et de qualité métiers
 Ressources Humaines
 Optimiser les organisations
 Assurer la GRH de son secteur (remplacement, départ etc.) et travailler les compétences pour faire évoluer les métiers
 Suivre les effectifs et le plan de formation
 Evaluer les professionnels dont il a la responsabilité hiérarchique

Prestataire de service – Interface avec les pôles

 Développer la notion de « partenaire dans le juste besoin » à offrir aux unités de soins
 Participer à tous les projets institutionnels en lien avec son domaine de compétence

Management de projet

 Conduire les études et piloter les projets internes ou en transversalité pour améliorer les organisations
 Planifier les projets fonctionnels, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation au sein de la PUI
 Participer en lien avec les référents à la mise en oeuvre de la démarche d’assurance qualité dans son domaine de compétence

Technique, Financier et Juridique :

 Assurer le suivi des enveloppes budgétaires définies : définir, prioriser et co-piloter les investissements de la plateforme pharmaceutique en lien avec l’acheteur référent
 Participer à la rédaction et au suivi des marchés publics liés aux équipements en lien avec la logistique pharmaceutique : rédaction CCTP, analyse des offres en tant que prescripteur (ex. Automates, rayonnages, moyens de manutention etc.)
 Modéliser les organisations dans une recherche quotidienne d’efficience (internalisation / externalisation)
 Assurer la veille technologique sur les innovations en matière de logistique hospitalière
 Elaborer le rapport annuel d’activité logistique de la Plateforme pharmaceutique

COMPETENCES SOUHAITEES

COMPETENCES PROFESSIONNELLES

 Superviser l’ensemble du processus de logistique pharmaceutique, identifier le potentiel logistique du CHU, être en capacité d’analyser et d’optimiser les systèmes logistiques existants et de proposer des améliorations
 Intervenir dans des concepts complexes de la chaîne logistique, définir et mettre en oeuvre un flux logistique efficace, être à même de comprendre le rôle des TIC et les possibilités d’optimisation de la chaîne logistique qu’elles offrent
 Conceptualiser les problèmes/enjeux/solutions
 Mettre le processus et le « client » au centre de son travail
 Produire des prévisions, définir des Indicateurs de Performance clés, réaliser des analyses coûts/bénéfices
 Fixer des objectifs échelonnés dans le temps et réalisables

COMPETENCES PERSONNELLES

 Négocier avec les prestataires internes et externes et les services utilisateurs
 Manager, innover, questionner les pratiques et motiver les personnes et les équipes
 Travailler en management de projets
 Savoir réagir en cas de situation d’urgence ou de crise
 S’investir dans la durée (projet de reconstruction)

QUALITES INTERPERSONNELLES REQUISES

 Bonne communication verbale et écrite
 Ecoute et relationnel
 Persévérance et autonomie
 Aptitude à réunir un consensus sur la marche à suivre
 Aptitude à fonctionner efficacement comme acteur constructif dans une équipe
 Aptitude à appréhender des cultures professionnelles différentes

SAVOIR FAIRE TECHNIQUE REQUIS

 Qualités de gestionnaire de la chaîne logistique et savoir-faire en logistique, bonne vue d’ensemble du processus logistique, connaissance étendue de la structure de l’entrepôt
 Solide compréhension des systèmes ERP et SCM
 Technique achat, expert métier dans son domaine (négociation, achat, etc.)
 Très bon esprit de synthèse et connaissance systématique du traitement des données et des statistiques
 Contrôle de gestion – connaissance de la réglementation comptable et budgétaire hospitalière
 Connaissances réglementaires (ADR, Sanitaire, etc.)

DIPLOMES ET EXPERIENCE SOUHAITES

 Ingénieur logisticien diplômé Bac + 5 (Ecole et diplôme spécialisé en logistique industrielle, supply chain)
 Un diplôme complémentaire en management / gestion de projet / Lean management de niveau Master 2 ou Mastère spécialisé constituerait un plus important
 Un diplôme ou une formation qualifiante dans le domaine de la qualité et des processus de certification (ISO 9001, COFRAC) serait apprécié
 Une expérience professionnelle de 5 années minimum est demandée
 Une expérience de l’environnement logistique hospitalier serait appréciée

CONDITIONS D’EXERCICE

 Emploi : Catégorie A
 Grade de correspondance statutaire : Ingénieur
 Statut : titulaire ou contractuel en CDI
 Poste à 100 %

Pour candidater (voir lien ci-dessous)

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