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PLANIFICATEUR (TRICE) LOGISTIQUE

Présentation de l’établissement

Établissement Public de Santé Mentale, le Centre Hospitalier Alpes-Isère (CHAI) constitue un acteur majeur du soin psychiatrique en Auvergne-Rhône-Alpes en desservant plus de 800 000 habitants sur les deux tiers Sud-Isère. En effet, une des particularités de cet établissement est d’avoir son site principal sur la commune de Saint-Egrève tout en comptant plus de 70 lieux de soins répartis sur l’ensemble du territoire.

Organisé en six pôles cliniques de psychiatrie générale et de spécialités, adulte et enfant, le CHAI est un établissement dynamique, en perpétuelle évolution, afin d’offrir à ses patients une prise en charge de qualité.

Le CHAI fait partie du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Alpes Dauphiné dont l’établissement support est le CHU Grenoble Alpes et qui regroupe neuf établissements publics de santé (CHU Grenoble Alpes, CH de Voiron, La Mure, Rives, Saint-Geoire-en-Valdaine, Saint-Laurent-du-Pont, Tullins, Uriage et CHAI).

Le GHT a défini un projet médical partagé qui ambitionne une amélioration concrète de la prise en charge des patients au sein de parcours de soins coordonnés. Il revient au CHAI d’animer le pilotage de la filière psychiatrique. Au-delà du GHT, le CHAI a tissé de nombreux liens avec des structures sociales et médico-sociales, des associations ainsi que des collectivités territoriales

Définition du poste

Le/la planificateur (trice) logistique du pôle ingénierie-logistique-sécurité (PILS) est chargé de la coordination des différents services du PILS (service achats, services techniques, service informatique, services logistiques) en lien avec les demandeurs, sur des opérations d’aménagement et de déménagement, ainsi que de la gestion des immobilisations comptables sur le parc immobilier et mobilier pour la certification des comptes.

Le/la planificateur (trice) logistique du PILS définit, organise et contrôle l’adéquation besoins-ressources entre des prévisions de besoins et les capacités budgétaires, de production et de distribution des services achats, d’ingénierie et logistiques en cohérence avec la politique de l’établissement. Il peut avoir une fonction d’encadrement.

Sa mission s’organise autour de trois axes :

1. Planifier, organiser et piloter les projets relatifs aux déménagements et aux aménagements, en terme d’activités et de moyens, en s’appuyant sur une équipe de professionnels, et en veillant à l’efficacité et à la qualité des prestations, dans le respect des règles QHSE, des coûts et des délais.

2. Disposer de la vision globale et suivre le patrimoine immobilisé (mobiliers, équipements, parc immobilier…), en s’appuyant sur les outils informatiques, gérer les stocks, identifier et planifier les achats. Coordonner les mouvements de biens et de matériels immobilisés et réaliser la mise à jour des données dans les outils de suivi comptable et de gestion.

3. Analyser les besoins, les traduire en acte d’achat ou de réaffectation, faire valider et coordonner la mise à disposition au travers des logiciels, procédures et marchés en vigueur.

Environnement du poste

Lieu principal d’affectation : CHAI

Pôle / U.F. de rattachement : Direction du pôle Ingénierie-Logistique-Sécurité (PILS)

Liens hiérarchiques : Directeur du pôle Ingénierie-Logistique-Sécurité

Liens fonctionnels :

Interne : Cadres du pôle Ingénierie, Logistique et Sécurité : responsable achats, techniques et logistiques
Personnel des services de soins et administratifs.
Personnel des services du PILS : administratifs, logistiques et techniques
Externe : Livreurs, fournisseurs, prestataires de service.
Trésorerie principale.
Entreprise de maintenance pour la réalisation des opérations de maintenance

Agent en responsabilité directe : Aucun

Contraintes éventuelles liées au poste : Aucune

Description du poste

ACTIVITES PRINCIPALES (liste non exhaustive)

• Organisation et planification des déménagements et les aménagements en lien avec les demandeurs
• Suivi du parc mobilier et immobilier, au niveau gestion des stocks et gestion comptable
• Coordination des mouvements de mobiliers, matériels et équipements immobilisés :
• Coordonner les services achats, d’ingénierie et logistique
• Planifier les opérations en coordination avec tous les interlocuteurs concernés
• Traiter les demandes de nouveau mobiliers et matériels en fonction du besoin, du stock existant et du budget disponible
• Tenir et mettre à jour un fichier informatisé (avec photos du parc)
• Participer à l’élaboration du plan annuel d’investissement : centraliser et colliger les demandes des services
• Participer au processus d’achat et de gestion des mobiliers, matériels et équipements
• Traiter les demandes de mouvement et de sorties des matériels et mobiliers
• Coordonner les mouvements en veillant à la bonne affectation des biens et matériels. Se déplacer, identifier les biens avant mouvements.
• Actualiser les bases de données comptables (GEF) et de maintenance (GMAO). : Entrées, mouvement et sorties.
• Gestion de projets relatifs à la gestion du parc des biens mobiliers et équipements (modernisation, homogénéisation, rationalisation, équipements à neuf)
• Rencontrer et fédérer l’ensemble des interlocuteurs
• Planifier sur Microsoft Project les différentes étapes et taches à réaliser en fonction des projets
• Définir le listing des besoins, vérifier l’adéquation entre la demande et les locaux, rédiger les cahiers des charges
• Préparer et coordonner les achats avec les acheteurs et les utilisateurs, consulter les prestataires pour définition les coûts
• Coordonner les interventions au sein du PILS
• Organiser les réceptions de commande sur site : réaliser le plan d’accès, organiser la sécurité et la signalisation avec le Service Sécurité pour les livreurs / installateurs
• Garantir l’opérationnalité des projets
• Certification des comptes :
• Suivi et saisie des immobilisations des bâtiments et du parc immobilier, lien avec le patrimoine
• Garant du respect des procédures, interlocuteur du commissaire au compte pour les questions relatives à la conformité des comptes dans le domaine des investissements (transmission de documents, recherche des informations et des pièces comptables, rédaction et mises à jours des procédures, coordinations de leur mise en œuvre…)
• Participer à la gestion des immobilisations (entrées, sorties, suivi…)
• Rédaction des procédures
• Optimisation des processus
• Gestion de l’archivage et du stockage des documents liés aux marchés publics et des documents comptables produits par le pôle

Profil du poste

QUALITES METIER ATTENDUES (Aptitudes, qualités et comportement professionnel)

Savoirs faire requis :
• Disposer de capacités (formation, expérience) en logistique
• Organiser
• Planifier
• Ordonnancer
• Analyser, traduire et formuler un besoin utilisateur en cahier des charges, en solutions, en planning coordonnant les différents acteurs
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations
• Organiser et classer des données, des informations, des documents
• Évaluer la qualité d’un produit, une prestation, une solution, relatifs à son domaine
• Négocier des prestations, des contrats, des accords avec les fournisseurs et les interlocuteurs internes
• Utiliser une procédure, une consigne, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine
• Travailler en équipe / en réseau
• Logiciels bureautiques : Suite Microsoft Office avec une maitrise d’Excel
• Logiciels spécifiques : Microsoft Project – GEF (Gestion financière) – GMAO- Microsoft Visio
• Lecture de plan bâtiment
Connaissances associées :
• Conduite de projet
• Logiciels bureautiques
• Logiciels métiers
• Logiciels de planification de projets
• Gestion de parc immobilier
• Segment d’achat, produits et fournisseurs
• Méthodes / outils de la gestion des risques
• Gestion des immobilisations comptables
• Normes, règlements techniques et de sécurité
• Qualité
• Réglementation environnementale
• Achat Approvisionnement Bâtiments et installations
• Négociation : méthodes et techniques
• Organisation et fonctionnement interne de l’établissement
• Comptabilité publique
• Marchés publics
• Dématérialisation des achats
• Communication / relations interpersonnelles

QUALITES SPECIFIQUES POUR LE POSTE

• Rigueur, organisation, méthode, gestion des priorités
• Ponctualité
• Éthique
• Esprit d’initiative
• Objectivité
• Transversalité
• Confidentialité
• Adaptabilité
• Anticipation
• Qualités relationnelles : sens du contact humain, disponibilité, amabilité, courtoisie, aisance orale, ouverture aux autres
• Suivi des procédures en vigueur
• Aptitude à l’écoute et à la pédagogie ainsi que d’une grande disponibilité
• Goût pour la notion de service rendu
• Goût du travail en équipe, esprit d’équipe et d’entraide
• Discrétion, sens de la réserve, constance
• Etre garant de la bonne image de son service

CONDITIONS DE TRAVAIL

Horaires de travail du poste Poste à 100 %

Astreintes : non

Déplacements liés au poste de travail :
Agglomération et d’’un site à l’autre
Permis B

Pour postuler

Hélène Sol directrice du pôle ingénierie-logistique-sécurité, HSOL@ch-alpes-isere.fr

 

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