L’informatisation de la logistique progresse pas à pas

Gestion de stocks, préparation des commandes, suivi des consommations… les outils numériques, s’ils nécessitent souvent un investissement non négligeable, permettent d’améliorer la qualité globale des prestations logistiques, comme le montrent les retours d’expérience de trois établissements engagés dans la démarche.

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Par où commencer ? C’est la première question qui a reçu dans le temps une réponse variable. Au CHU de Reims, c’était en 2007, quand le pôle logistique a été constitué. Un outil de gestion d’entrepôt a remplacé un logiciel de comptabilité analytique. Réception, mise en rayon, suivi de stock, dématérialisation des commandes, chemin de picking pour leur préparation et, en bout de ligne, un calendrier hebdomadaire de livraison des services : l’informatisation fait faire un bond au magasin général, à celui des dispositifs médicaux et à la pharmacie.

Test de gestion en plein-vide

Florin Ardéléan

La réflexion est relancée aujourd’hui dans la perspective du nouvel hôpital qui ouvrira ses portes l’an prochain : peu d’espaces de stockage, flux tendus obligatoire. Avec un seul logiciel à terme. « Une plateforme centrale servira d’interface aussi bien avec les finances d’un côté, les services de l’autre », indique Florin Ardéléan, directeur logistique de l’établissement champenois.

Mais, pour le moment, faute de temps d’ici l’ouverture, il ne va s’appliquer qu’à la gestion du biomédical et de la pharmacie, du transport de produits stupéfiants et aux armoires sécurisées dans les services. Le magasin général va être pris en charge par un logiciel spécialisé dans le plein-vide (flux tendus) et la chasse au sur-stockage dans les services. Un test de cette nouvelle organisation est en cours dans une douzaine d’unités de soins sur les 300 de l’hôpital.

Fiabilisation de la préparation des commandes

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Le CHU de Reims paie 110 000 € par an pour la licence de son actuelle plateforme informatique. « Mais ce logiciel de gestion des stocks nous a permis de gérer un bien plus grand nombre de références, a tracé, fiabilisé la préparation des commandes et nous a permis d’augmenter notre service aux soignants jusqu’à leur fixer des limites de consommation des produits en fonction des dotations jugées pertinentes. Le tout avec 15 % seulement de personnes en plus depuis 2007. Alors que l’accompagnement des personnels de soins à cette gestion informatisée prend de plus en plus de temps », ajoute Florin Ardéléan.

Au CH de Valenciennes, c’est par la pharmacie qu’en 2009 l’informatisation de la logistique a commencé. La pharmacie avait le projet, alors précurseur, de dispensation nominative des médicaments. Il a investi dans un robot adapté ainsi que dans des stockeurs rotatifs pour automatiser la gestion du stock de médicaments.

Un travail de longue haleine

« Ce fut un travail de longue haleine d’abord avec l’éditeur pour s’assurer du bon traitement de la volumétrie des données mais également avec le personnel dans les services, qui doivent adapter leur travail à la gestion informatisée des médicaments, prescription puis administration aux patients, explique Benjamin Lagraulet, responsable à la pharmacie de la production automatisée.

« Restent hors périmètre les services de soins intensifs, d’urgences et la pédiatrie. Pour elles, les médicaments sont disponibles dans des armoires sécurisées. Chaque jour nous dispensons les thérapeutiques des 24 prochaines heures pour 60 % des patients de MCO 6 jours sur 7 via notre robot de dispensation nominative, et le déploiement est à présent terminé ».

Enfin l’utilisation de stockeurs, gérés là aussi par une application, permet que ce soit le médicament (ou dispositif médical) qui soit mis à disposition du préparateur plutôt que celui-ci soit contraint d’aller le chercher d’où un gain de productivité « Sans cette robotisation, un personnel bien plus nombreux aurait été nécessaire. Avec elle, les soignants se concentrent sur le cœur de leur métier, débarrassés, du moins, de la gestion des médicaments ».

Le CHU de Rouen est, depuis juin 2020, en période d’informatisation accélérée de la gestion de ses stocks. D’abord autour des produits du service hôtelier. En février 2021 ont été ajoutées les commandes aux fournisseurs livrées directement, sans stockage en magasin. En octobre prochain, seront traités les dispositifs médicaux et les médicaments pour leur dispensation globale par service. A la fin de l’année 2023, les produits des laboratoires d’analyse du CHU complèteront le tout.

Professionnalisation de la gestion des stocks dans les unités de soins

Le coût de ce déploiement, pour le moment, s’élève à 121 000 € par an, formation comprise dans les services, plus 6000 € pour la maintenance. « Bénéfices attendus dans l’immédiat ? Fiabilité et réduction des stocks par l’informatisation des commandes. À plus long terme, ce sera une professionnalisation de la gestion des stocks par les unités de soins grâce aux simples scans d’étiquettes des références et des quantités demandées, en conformité avec la mise à jour des dotations par service », explique Grégoire Verhasselt, responsable du département logistique du CHU.

Sabine Rassent

« Dans le service hôtelier, nous avons déjà réduit les stocks de 50 % dans les services, explique Sabine Rassent, en charge du déploiement du système. Nous nous attendons à d’importants progrès dans la qualité globale de la logistique. » Cette révolution suppose, en amont, un travail des équipes de l’éditeur sur l’architecture informatique du CHU normand car le système devient central. Elle s’accompagne aussi de la création d’équipes de « logisticiens de soins » qui s’en vont dans les étages.

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