Le CHSF imagine une application novatrice de gestion du parcours patient

Pour référencer les lits disponibles, pouvoir disposer d’un prévisionnel et désengorger les urgences, le Centre hospitalier Sud Francilien (CHSF Evry-Corbeil) a travaillé pendant deux ans pour refondre son organisation grâce à la création d’une cellule « gestion du parcours patients », chargée d’optimiser le capacitaire. L’établissement planche actuellement avec un partenaire industriel pour concevoir une application capable de virtualiser le processus. L’outil informatique devrait être opérationnel l’automne prochain.

© CHSF

« Nous avons un service d’urgences très fréquenté puisqu’on a pratiquement 100 000 passages par an. Cela signifie 250 passages tous les jours, rien que pour les urgences adultes. » En quelques chiffres, Gilles Calmes, DG du Centre hospitalier Sud Francilien et du Centre hospitalier d’Arpajon, a planté le décor. Malgré ses 1000 lits de MCO, le CHSF est souvent saturé.

Et pour cause. Il est à la fois hôpital de proximité pour un bassin de population de 700 000 habitants, et établissement de recours pour les prises en charge de niveau 2 et 3. Bref, il est souvent compliqué de trouver un lit, une fois passé l’examen aux urgences. Depuis des années, l’exercice ressemble à un casse-tête, avec toutes les conséquences que l’on peut imaginer : attente des patients sur des sièges ou des brancards, tensions entre services…

Les lits n’appartiennent pas à un service, mais à l’établissement dans son ensemble

Gilles Calmes

Le CHSF prend le taureau par les cornes dès 2015, et travaille sur l’aval des urgences, notamment en tissant des relations avec d’autres établissements du territoire. Quatre ans plus tard, il remet l’ouvrage sur le métier. « Cela correspondait à l’époque avec le contrat « zéro brancard » qui incitait les hôpitaux à installer des « bed managers » et une réelle gestion des lits », rappelle Gilles Calmes.

Cette fois, il s’agit d’instiller une nouvelle philosophie : les lits n’appartiennent pas à un service, mais à l’établissement dans son ensemble. Par conséquent, il est possible de mettre en place une organisation de leur occupation à l’échelle du CH. « Un travail de longue haleine », admet le DG : deux ans d’efforts et d’investissements humains et financiers.

Ingénieur de formation, venu de la gestion des blocs opératoires, Jérôme Broli, directeur du projet « parcours patient » se met à la tâche, constitue une équipe et remodèle le processus. Auparavant, un médecin urgentiste passait plus de la moitié de son temps à téléphoner à ses confrères dans les étages pour dénicher et négocier des lits. « Mais, faute d’avoir l’information, il ne contactait pas forcément le bon service. Et quand bien il y avait de la place, on pouvait lui dire non car son malade ne relevait pas de la spécialité », illustre Jérôme Broli. Par ailleurs, les services avaient aussi tendance à remonter un capacitaire sous-estimé afin de conserver des lits pour les activités programmées.

Une vision 360° pour optimiser le capacitaire

© CHSF

« Aujourd’hui, le mode d’approche n’est plus dans quel lit va tel patient, mais quel est l’état qualitatif des lits ». Une cartographie basée non pas sur le déclaratif, mais sur la connaissance terrain de la cellule dédiée, « plaque tournante de l’information », qui interagit constamment avec les unités de soin pour mettre à jour les données en temps réel et avoir aussi une vision prévisionnelle. « Il faut arriver à anticiper l’état du lit dans les cinq jours. C’est un énorme travail pour connaître le devenir de chaque patient et à quelle échéance ».

Résultat, la cellule est capable, grâce à sa vision 360°, de proposer des solutions pour optimiser le capacitaire. Par exemple placer un patient hors secteur une nuit, en sachant qu’un lit va se libérer le lendemain dans la bonne spécialité. « C’est une visibilité que nous n’avions pas avant », assure Jérôme Broli. Le directeur de projet le martèle : « plutôt que de construire une gestion des lits, on a construit une gestion des parcours ». Car, en cas de besoin, la cellule trouve également une alternative à l’extérieur. « Il faut éviter que le patient dorme sur un brancard. Un lit est un lit, qu’il soit ici ou dans une clinique. »

Réduction du délai moyen d’attente aux urgences

La cellule gestion du parcours patient : (de gauche à droite) Jérome Broli, directeur du projet parcours patient, Marjorie Carriol, cadre infirmière en charge de la cellule de gestion des lits, Elodie Neveun, gestionnaire de lits, secteur médecine, Nathalie Pontailler, gestionnaire de lits, secteur chirurgie, Suzanne Paulino, gestionnaire de lits, secteur urgences et en charge des relations avec établissements partenaires.

Faire évoluer les mentalités a nécessité de la persuasion. « Il a fallu expliquer aux services de soins que les urgences n’étaient pas la seule affaire des urgentistes, mais que les patients étaient l’affaire de tout l’hôpital et qu’un parcours allait être créé », poursuit Jérôme Broli. La crise sanitaire a donné l’occasion à la cellule de montrer sa valeur ajoutée. « Les équipes soignantes ont vu qu’on pouvait être une aide dans l’organisation des flux, l’anticipation des besoins et la communication avec l’institution, explique-t-il, « le fait aussi d’accompagner les services de soins pour les aider à gérer les séjours complexes montre que l’on travaille au bénéfice de tous. »

Les résultats de la nouvelle organisation sont palpables. « Le délai de moyen d’attente est passé de huit à cinq heures », chiffre Gilles Calmes. Pour passer un nouveau cap, le CHSF est conscient de la nécessité d’un outil informatique ad hoc. « Le tableau excel qui sert de support arrive à saturation. Il faut passer à autre chose pour continuer à évoluer et avoir encore plus de visibilité sur le prévisionnel », argue Jérôme Broli.

Plutôt que d’acheter, l’hôpital a choisi de cocréer avec un industriel un logiciel complètement adapté au terrain et surtout interopérable. Car l’ambition est d’élargir le système au groupement hospitalier de territoire Ile-de-France Sud (CHSF – CH Arpajon – Centre hospitalier Dourdan Etampes), et à tous les établissements partenaires capables d’accueillir des patients. « Avec cet outil, nous connaîtrons mieux l’offre du territoire », résume Gilles Calmes.

Une innovation appelée à un bel avenir

Les premiers écrans ont été présentés début avril. En raison des ajustements, le développement devrait prendre de trois à six mois. Objectif : une V1 fonctionnelle cet automne. « L’outil sera détaché de l’architecture DPI parce que ce n’est pas le patient que l’on suit informatiquement, mais l’état du lit et son devenir », précise Jérôme Broli.

La future application devrait faire des adeptes, surtout dans un contexte de réduction du nombre de lits dans le secteur sanitaire. « Si vous avez une gestion du parcours digne de ce nom, vous aurez un impact sur la qualité de la prise en charge des patients, sur les conditions de travail des soignants et la fidélisation du personnel, et la réputation de l’établissement », assure Gilles Calmes. Il voit juste : plusieurs établissements publics et privés ont déjà contacté le CHSF pour en savoir plus…

 

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