La commande informatisée des fournitures a tout changé à l’EPSM du Morbihan

Le remplacement du crayon et du papier par la douchette reliée à l’ordinateur a fait baisser les commandes de fournitures de près d’un tiers à l’EPSM de Vannes. Cette informatisation traduit une conscience accrue, depuis le Covid, de l’importance de la logistique.

© GHT Brocéliande-Atlantique

« Ça fait 400 € ? Ah, tout de même ! » La surprise fait encore sourire Jean-Yves Jannin, responsable de la plateforme logistique de l’EPSM du Morbihan, à Saint-Avé, en banlieue de Vannes. C’était celle d’un agent hospitalier passant commande des produits d’entretien pour un mois, dans son service, en utilisant pour la première fois, le catalogue de fournitures sur la page web de la plateforme.

Facture immédiate

La manipulation était possible depuis juillet dans une cinquantaine de services. Elle l’est est aujourd’hui dans leur totalité, 75. « Dès que l’agent a bipé sur les produits désirés et validé les quantités, le logiciel de gestion fait apparaître immédiatement la facture au service. Résultat, les consommations ont baissé de 30 % », se réjouit Jean-Yves Jannin.

Jusqu’ici le passage des commandes se faisait de façon archaïque. « Quand j’ai vu, en arrivant il y a quatre ans, que les commandes des services arrivaient par mél ou papier et qu’il fallait les ressaisir pour les traiter, je me suis dit qu’il fallait faire quelque chose d’autant qu’aucune extraction ou suivi des données n’étaient possibles pour suivre la gestion des stocks », raconte Jean-Yves Jannin

« Gestion de commandes » et « inventaire »

Le lancement du chantier a attendu un peu. Il a été déclenché à la faveur de l’arrivée de nouveaux agents sur la plateforme logistique et d’un climat post-covid. « J’ai reçu l’appui total de la direction et de la DRH pour les effectifs. Nous sommes plus écoutés et entendus qu’auparavant », note Jean-Yves Jannin.

La mise en place a duré un an et demi même s’il ne s’est agi que d’un début. Le GHT Brocéliande-Atlantique, auquel appartient l’EPSM songe à généraliser outil de type WMS pour sa logistique qui permettra de passer commande aux fournisseurs directement, en fonction des stocks.

Dix-huit mois de codification

Pour le moment, ne sont installés à l’EPSM que les deux modules, « gestion de commandes » et « inventaire » du logiciel Newac déjà présent dans sa pharmacie. Et dans certains hôpitaux du GHT (Vannes, Ploërmel). « Le moment venu, quand viendra le temps du WMS, il n’y aura plus qu’à les intégrer » , estime Jean-Yves Jannin.

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Les dix-huit mois ont d’abord servi à codifier les produits, leurs appellations, leurs packagings dans les quatre magasins : de produits d’entretien ; d’équipements à usage unique (couches, alèzes, carrés de soins, slips filet, etc) ; de services hôteliers (matelas, oreillers, vaisselles adaptées, contentions, cafetières, chaussures professionnelles…) ; de pièces pour petites réparations (quincailleries, lampes, cartouches de silicone, forets, matériels de plomberie, tuyaux de cuivre ou en PVC, éléments de toilettes…). « Des extractions Excel étaient transmises au technicien de chez Newac qui paramétrait le logiciel pour nous. Nous en avons tiré plusieurs catalogues accessibles sur page web, avec ses codes-barres », résume Jean-Yves Jannin.

Contrôle aléatoire des stocks

© GHT Brocéliande-Atlantique

Son équipe a aussi formé du personnel dans les 75 services desservis par l’EPSM, – une centaine d’agents – pour qu’il « manie la douchette ». En parallèle, a été inaugurée une autre gestion des stocks. Une infirmière hygiéniste a établi le niveau des dotations auxquels les services auraient désormais droit, de manière concertée. « Chaque mois, ils ont quinze jours pour faire leurs commandes sur notre page », précise Jean-Yves Jannin.

La plateforme logistique a instauré un contrôle aléatoire des stocks. Une semaine sur deux, quand le passage des commandes lui laisse un peu de temps, l’un des collaborateurs de la plateforme fait ses visites. Il vérifie l’absence de surstocks. L’infirmière hygiéniste, elle aussi, continue à se déplacer, plutôt autour des surconsommations. Dernièrement, un produit désinfectant était insuffisamment efficace. Il a été changé.

Investissement rapidement amorti

Jean-Yves Jannin

« C’était un défi : en dix-huit mois, nous voulions tout changer, explique Jean-Yves Jannin. Notre façon de travailler a pu évoluer grâce à l’informatique. Le territoire que nous couvrons est vaste et les établissements nombreux. Nous avons 54 points de livraison et des tournées de 250 km sur une semaine. Pour éviter les livraisons permanentes, les mouvements inutiles et pour nous en tenir partout, à une desserte par semaine, nous avons organisé de nouveaux niveaux de stocks dans les établissements. C’est un changement d’habitude qui a demandé du management. »

« D’autant que pendant la même période, nos approvisionnements ont changé, notamment depuis le Covid », poursuit-il. « Tout le traitement du linge a été externalisé. Nous avons revu la plupart de nos approvisionnements. Exemple, nous gérons 14 palettes d’essuie-mains au lieu de 6. Il a fallu modifier nos espaces de stockage. Nous avons aussi rejoint de nouveaux groupements d’achats régionaux, à Saint-Brieuc, à Rennes. »

Jean-Yves Jannin laisse au nouveau système issu de l’informatisation le temps de s’installer. Il ne dressera un bilan complet qu’en 2024. Mais il est optimiste sur ses résultats. « Quand on dépense 140 000 € par an en produits d’entretiens, comme nous l’avons fait en 2022, ou 100 000 € en équipements à usage unique, si l’on réalise 10 % ou 15 % d’économies, peut-être plus si l’on se fie aux 30 % d’économies réalisées depuis le mois de juillet, on aura vite amorti les quelque 10 000 € que nous a coûté l’achat du logiciel. Même si l’on ajoute le coût du contrat de licence qui va avec. »

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