Depuis la fusion des deux établissements en 2010, distants de 18 km, l’optimisation de la logistique était une question régulièrement évoquée. Mais rien ne s’était jamais concrétisé. Jusqu’à la pandémie et la nécessité de constituer des stocks importants d’EPI et de matériels suite aux fortes tensions d’approvisionnement.
En avril 2020, Romain Bernard, directeur des services économiques et de la logistique, et son équipe planchent sur la création d’un magasin unique à Dourdan. « Nous avons choisi l’endroit en raison de la surface disponible et parce que le site est de plain-pied », met en avant Romain Bernard.
850 références en rayon
© JMB
Une plateforme créée à moindre frais, avec un budget inférieur à 50 000 euros, essentiellement des travaux de mise en conformité, auxquels s’ajoute l’achat de « rolls ». D’une surface de 300 m2 environ, elle couvre quasiment l’ensemble du périmètre, sauf les produits de santé. Soit 850 références dans les rayons. « De l’électrode au sac poubelle, en passant par la papeterie ou les changes usage unique », illustre son responsable Michel Labouro.
Une superficie qui correspond aux besoins. « Cela nous suffit pour les deux sites, puisque nous opérons des commandes à peu près tous les mois ». Désormais, tous les fournisseurs livrent à Dourdan, exceptés quelques produits (boissons, ramettes de papier…).
Des dotations validées avec les services
Michel Labouro et Romain Bernard © JMB
Mais pour que cette centralisation apporte tous ses fruits, une refonte des us et coutumes a été réalisée en parallèle. « Nous avons mis en place une dotation des services à Etampes sur le modèle de ce qui existait à Dourdan », poursuit Michel Labouro. Aux oubliettes le cahier où les agents indiquait les commandes en se basant sur des quantités approximatives.
Des minima ont été calculés en partant de la moyenne des consommations sur trois ans. « Chaque cadre de soins a été rencontré et ces dotations mensuelles ont été validées », tient à préciser le responsable du magasin. Le système reste souple. « En fonction de la consommation, on fournit un complément ».
Le rôle essentiel des inventaires
Des inventaires sont également effectués sur les deux sites. Un travail de bénédictin qui nécessite au moins trois jours à Etampes, en raison de l’absence de local d’étage approprié. « Il faut retrouver les produits, les ranger lorsqu’ils sont mélangés ou éparpillés », illustre Michel Labouro.
Un ouvrage fastidieux certes, mais qui a permis de remettre la main sur des produits mis de côté au cas où…. « Quand nous réalisons l’inventaire, nous ouvrons les placards et nous retrouvons des stocks ». Des réserves cachées qui n’ont pas que des avantages. « D’une part, elles nous obligent à engager de l’argent pour stocker au magasin. D’autre part, les dates de péremption ne sont pas suivies », signale-t-il.
Faire confiance à la logistique
© JMB
Les services commencent à comprendre qu’il ne sert à rien de jouer aux écureuils. « On me demande souvent : et si jamais on a besoin d’un produit dans la journée ? Je leur réponds : vous m’appelez et vous l’aurez. Nous sommes réactifs grâce à des tournées quotidiennes », explique Michel Labouro.
Mais la peur de manquer subsiste parfois. « Nous devons continuer à travailler pour inciter les services à nous faire confiance et de nous laisser la main pour gérer les stocks. Les cadres de soin ont nommé un référent par produits. C’est important de communiquer avec eux pour les doter au mieux. »
Afin d’améliorer encore les flux, Romain Bernard a confié, depuis septembre dernier, la responsabilité de la distribution et de l’encadrement des chauffeurs à Michel Labouro. De quoi peaufiner les horaires des rotations et voir à quel moment de la journée il est plus pertinent de livrer à Etampes.
120 000 euros d’économies en 2021
© JMB
Moins de commandes fournisseurs, moins de stock, moins de dépannage, moins de produits périmés, une réception plus fluide des fournisseurs au magasin… Le centre hospitalier Sud Essonne a engrangé en 2021 les bénéfices de cette nouvelle organisation : 120 000 euros d’économies par rapport à l’année précédente, à activité équivalente, et sans augmentation d’effectif.
« C’est certain, les gains vont désormais se lisser », prévient Romain Bernard. Néanmoins, le CH Sud Essonne veut poursuivre ses efforts pour professionnaliser sa logistique. En 2023, l’acquisition espérée d’un outil WMS devrait automatiser la mise à jour des stocks. De quoi lancer ensuite sur les rails un projet de système de plein/vide.
