L’archivage des marchés publics dématérialisés

Pour faire des économies de solutions d’archivage, certains acheteurs sont tentés d’imprimer les pièces de marché obligatoirement dématérialisées afin de les conserver. Mais cette rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement.

© Epictura

Interrogé par Cédric Perrin, sénateur belfortain (LR) sur les modalités d’archivage des marchés publics dématérialisés, le ministère de la Culture a d’abord rappelé que les acheteurs devaient conserver les documents issus des procédures de passation pendant 5 ans (passation) et ceux liés à l’exécution pendant 10 ans.

Ce laps de temps permet de fournir les documents en cas de contentieux. Il prend aussi en compte « les obligations de conservation portées par les articles R. 2184-12 et R. 2184-13 du code de la commande publique ; le délai de prescription en matière d’action en déclaration de gestion de fait (articles L. 131-2 et L. 231 3 du code des juridictions financières), car certains éléments des dossiers de marché constituent des pièces justificatives de l’opportunité de la dépense et doivent donc être conservés pendant 10 ans à compter du paiement du solde ; s’agissant des marchés de travaux, l’éventualité de l’engagement de la responsabilité du constructeur dans le cadre de la garantie décennale (article 1792 – 4-1 du code civil) », précise le ministère.

Comme les écrits au format numérique (natifs ou originaux digitalisés) ont valeur probante quand leur authenticité et leur intégrité sont garantis, les acheteurs peuvent opter entre différents modes d’archivage : conservation dans un système d’archivage électronique répondant aux exigences de la norme Z 42-013 mis en œuvre par le pouvoir adjudicateur ou en collaboration avec d’autres organismes en cas d’archivage mutualisé, externalisation auprès d’un tiers-archiveur agréé.

Etant la donnée courte de conservation, d’autres dispositifs, comme le stockage sur un profil d’acheteur peuvent être envisagés. Cependant prévient le ministère, « la valeur probante des documents sera moins susceptible d’être reconnue par le juge ». De même, aux termes du décret du 5 décembre 2016, la « rematérialisation ne peut être considérée comme une copie présumée fiable des actes originaux signés électroniquement. En effet, les données qui permettent de vérifier la signature électronique et qui sont partie intégrante de l’original ne peuvent être rematérialisées. »

JO Sénat du 2 septembre 2021, page 5122

Réagir à cet article

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.