« Le bon document, au bon moment, au bon endroit. Et un seul outil pour gérer ». En une phrase, Stéphane Pierrefitte, directeur de l’innovation technologique et du système d’information (DITSI) du GHU Paris psychiatrie & neurosciences, a résumé l’ambition. En mai 2018, les hôpitaux de Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse lancent un MAPA pour se doter d’une GED et retiennent l’offre conçue par Konica-Minolta et Hyland.
Une solution unique mais adaptée à tous les usages
Cette GED est capable à la fois de stocker et de classer des documents, de faciliter leur recherche et leur consultation, de numériser et de simplifier les processus collaboratifs, et de s’adapter aux spécificités de chacun. « Nous recherchions une solution transversale, évolutive, et capable de communiquer avec toutes nos applications », précise le DITSI.
Après avoir été mis entre parenthèses en raison de la fusion des 3 établissements et de la création du GHU en janvier 2019, opération sur laquelle se mobilise la DSI, le déploiement est réalisé de manière progressive. « Il est important de ne pas générer de la désorganisation, au risque d’être rejeté. Il faut analyser les processus et accompagner le changement », prévient Stéphane Pierrefitte. Les achats, la DITSI, le biomédical, les finances ont été équipés. La pharmacie est en cours. Suivront les ressources humaines et les travaux, aux activités très spécifiques.
Un portail patients en ligne de mire
De la même façon, la gestion électronique des documents sera étendue graduellement à différents sujets. La priorité a été donnée aux injonctions réglementaires concernant le passage des marchés publics et de la facturation à l’électronique. « Le but est de dématérialiser tout le processus, du bon de commande jusqu’à la transmission des documents au Trésor Public, afin d’éviter de scanner, d’imprimer pour signer et de numériser à nouveau », insiste Thomas Legras, adjoint du directeur DITSI.
Les dossiers administratifs des patients constituent la prochaine étape, afin de favoriser la pré-admission. « L’objectif, c’est de permettre aux patients de transmettre leurs documents de manière électronique pour qu’ils n’aient plus à attendre aux guichets mais qu’ils puissent se rendre à leur consultation ou dans les services de soins », explique Stéphane Pierrefitte. Grâce cette GED, le GHU espère pouvoir ouvrir un portail dédié aux patients dès le mois de juin prochain.
Les médecins également dans la boucle
Point d’orgue du déploiement, la solution sera enfin ouverte au secteur médical. Les praticiens pourront ainsi rechercher, visualiser et comparer résultats d’examen, images et vidéos, comptes-rendus, correspondances, grâce à de nombreux critères (par patient, par spécialité, par période, par type de document…). « La solution va permettre aux équipes soignantes de trouver rapidement l’information pertinente et d’améliorer la prise en charge des patients », met en avant Stéphane Pierrefitte. A terme, le GHU envisage également d’utiliser la version mobile de la solution.
