Commande publique : Hauts-de-Seine et Yvelines font cause commune

Arrivé de l’AP-HP, Nicolas Lallemand a pris les rênes en avril 2019 d’une structure achat pour le moins originale dans la « territoriale », puisqu’il s’agit d’une direction commande publique unifiée Hauts-de-Seine/Yvelines. Il nous explique pourquoi et comment les deux départements se sont mariés.

© Epictura

Depuis 2016, les départements des Hauts-de-Seine et des Yvelines sont bien décidés à ne faire plus qu’un. Les deux assemblées ont même voté des délibérations en ce sens il y a deux ans. Mais ce désir reste suspendu à la volonté de l’Etat qui doit donner son quitus à cette fusion. Plutôt que de rester l’arme au pied, les deux collectivités ont décidé de mutualiser par étapes certaines compétences – l’adoption des enfants, la voirie et l’archéologie préventive – qui ont été transférées à l’établissement public interdépartemental (EPI) créé pour l’occasion.

Deux pouvoirs adjudicateurs, une seule direction

La commande publique est ensuite venue s’ajouter naturellement dans la corbeille des mariés. Avec trois ambitions : donner un coup de fouet à l’attractivité des achats du territoire, autrement dit renforcer la visibilité des marchés auprès des acteurs économiques, améliorer l’efficacité des achats et leur sécurité juridique et dégager des gains liés à la mutualisation. En 2019, le volume cumulé des commandes des deux départements atteignait 583 millions d’euros, dont 207 pour le fonctionnement et 376 pour l’investissement.

L’équipe projet lors du séminaire de lancement, avec notamment  Damien Boczmak, DGA ressources des Yvelines, Hervé Kerleau, DGA commande publique et logistique des Hauts-de-Seine et Nicolas Lallemand. Crédits photo : Julia Brechler.

Une direction unifiée est créée, dont la responsabilité est confiée, en avril 2019, à un professionnel éprouvé, en la personne de Nicolas Lallemand, alors directeur des achats de produits de santé de l’Agence générale des équipements et produits de santé (AGEPS), l’une des deux centrales de l’AP-HP. « Dans les faits, deux pouvoirs adjudicateurs continuent d’exister, mais il n’existe qu’une direction », explique-t-il d’emblée. Dans chaque territoire, une directrice adjointe (Dorine Derouault côté Hauts-de-Seine et Albane Pitois pour les Yvelines), l’épaule.

 

D’abord harmoniser les méthodes de travail

L’approche processus a été privilégiée pour réussir le regroupement. La première étape a donc consisté à harmoniser les méthodes de travail. « Les procédures pouvaient présenter des discordances. Nous avons réalisé un diagnostic avec la collaboration des acheteurs et des membres des équipes métiers chargés d’exécuter les marchés des deux départements.

Plusieurs groupes de travail ont élaboré des protocoles communs, aussi bien pour l’analyse du besoin, la programmation, la rédaction des DCE que la nomenclature ou l’analyse des offres. La totalité du périmètre a été couverte, toutes les tâches remises à plat avec l’élaboration de 13 fiches processus (du recensement des besoins à l’évaluation des marchés) et d’une vingtaine de procédures et fiches techniques. »

Plan de formation commun

Un bon moyen de clarifier le circuit de traitement des dossiers et le rôle respectif de la direction unifiée et des directions opérationnelles. Mais aussi d’embarquer tous les acteurs. « Une fusion peut être vécue comme une agression lorsqu’une équipe cherche à imposer ses vues et sa façon de faire à l’autre. Cette méthode a permis aux acheteurs des deux collectivités d’échanger sur leurs pratiques. Et les processus communs qu’ils ont élaborés vont concourir à la cohésion puisque tout le monde va travailler de la même façon », assure Nicolas Lallemand.

Dans la même logique, un plan de formation commun a été défini, en identifiant les montées en compétence nécessaires. « Les profils sont différents dans les deux départements. Il y a par exemple plus d’acheteurs juniors dans les Hauts-de-Seine. Cela n’empêche pas de travailler ensemble et plusieurs réunions communes nous ont permis de mieux nous connaître ». Au printemps 2019, un grand séminaire, organisé aux haras de Jardy, a rassemblé les équipes.

Les marchés communs passés en groupement de commandes

Avec le maintien obligé des deux pouvoirs adjudicateurs, les marchés communs sont, pour le moment, passés sous la forme de groupements de commande. Un gain de 9 % a été enregistré pour 24 d’entre eux. Les consultations sont toujours menées en binôme, avec l’acheteur du département chargé de coordonner le marché et son collègue de l’autre collectivité.

« C’est très important pour rationaliser le besoin, insiste Nicolas Lallemand, le but, c’est d’avoir un seul marché, même si l’on peut allotir géographiquement pour prendre en compte l’état du tissu économique avec des entreprises qui n’auraient pas la capacité de satisfaire la totalité des prestations. Nous sommes aussi vigilants s’agissant de préserver les PME. C’est un chantier essentiel. Les Hauts-de-Seine ont été l’une des premières collectivités à obtenir le Label relations fournisseurs et achats responsables, décerné par la Médiation des entreprises et le Conseil national des achats et notre projet est de l’élargir à l’échelle interdépartementale en 2021. »

Après dix-huit mois, Nicolas Lallemand tire un bilan positif de cette expérience originale qui devrait se poursuivre en 2021, avec la mise au point d’un organigramme et de nouveaux marchés groupés. « Contrairement à ce qui se pu se passer dans certains GHT, cette mutualisation n’a pas provoqué de tensions. D’abord parce que l’impulsion n’est pas venue de l’extérieur, mais de l’intérieur avec une décision des élus. Il n’y a pas eu d’injonction de mutualisation, mais une volonté propre des organisations, donc personne ne la conteste. Tout est plus simple ».

Réagir à cet article

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.