Les premiers objectifs de Bastien Brocas, directeur des achats et de la logistique du CH de Sens, ont d’abord été de sécuriser son personnel afin de s’assurer de la présence de toutes les équipes logistiques : « nous leur avons fourni deux masques par jour et par personne avec notre stock datant de H1N1 et les personnels logistiques sont restés en poste dans le bâtiment sanitaire. Les personnels administratifs ont soit été mis en télétravail ou écartés les uns des autres pour ceux qui devaient restés présents sur site ».
L’organisation n’a pas été modifiée en cette période de crise, en raison de l’allègement de certaines activités non urgentes déprogrammées. « En revanche, nous avons déménagé des services au pied levé, cloisonné des services plusieurs fois en changeant de stratégie, notamment la réanimation et la salle de surveillance post-interventionnelle (SSPI), déménagé des lits… » indique Bastien Brocas.
Une vision à l’instant T
Avec l’explosion du besoin d’équipements de protection (gel hydroalcoolique, charlottes, lunettes, surblouses, masques…), les achats ont sollicité les fournisseurs dès la première partie du mois de février. A l’époque, ces derniers ont répondu présent. Depuis, ils font tous leurs efforts pour livrer, mais les commandes, quand elles sont honorées, sont souvent tardives et incomplètes. Les équipes du magasin ont donc été renforcées avec des personnels, notamment de l’IFSI voisin fermé.
« Pour gérer le matériel sensible, masques FFP2, masques chirurgicaux, visières, sur-chaussures, blouses… nous avons créé un fichier Excel qui nous permet d’avoir une vision à l’instant T, entre nos commandes et notre consommation, d’avoir un suivi fin et précis de nos consommations », indique le directeur des achats. Le 3 avril, le CH avait par exemple utilisé 355 masques FFP2 et 750 masques à lanières. Soit un total de 35 300 masques élastiques depuis le début de la crise, ce qui représente une consommation moyenne quotidienne de 2206 masques.
Tenir le plus longtemps possible
Les besoins de matériel de l’hôpital de Sens ont été couverts en partie par les dons. Un entrepreneur a ainsi offert 8000 charlottes. « Nous avons dû élargir notre sourcing à de nouveaux fournisseurs non référencés et faire des achats coup de poing en nous positionnant très vite sur des matériels. Nous avons fait profiter de nos pistes de sourcing un GCS qui fournit deux des établissements du GHT et également des EPSMS sur le territoire. L’idée, c’est de mutualiser et de faire profiter les autres structures des sourcing réalisés. » « Nous avons aussi mis en place des solutions alternatives avec des masques Décathlon en imprimant en 3D des embouts », ajoute le directeur des achats.
« Il a fallu rationaliser le plus possible nos consommations de manière à économiser pour tenir le plus longtemps possible avec ce dont nous disposons, indique Bastien Brocas, « l’équipe d’hygiène a donné des consignes strictes d’utilisation du matériel de protection. Nous avons aussi opté pour une dotation au jour le jour et non plus pour une dotation hebdomadaire afin que les stocks ne se baladent pas » répond Bastien Brocas, qui reconnaît que « cette organisation à flux tendu n’est forcément tenable sur la durée ».
