Mohawk-Medbuy, centrale d’achat des hôpitaux de l’Ontario

Structure à but non lucratif basée dans la province de l’Ontario, au Canada, Mohawk-Medbuy est l’enfant de la fusion d’une organisation de services partagés (Mohawk Shared Services Inc.) et d’un groupement d’achat (Medbuy Corporation). Le montant des achats qu’elle effectue dépasse le milliard de dollars canadiens chaque année. Vice-président de la structure et directeur des achats, Marc Lemaire nous explique la palette des prestations proposées, des approvisionnements à un système automatisé de traitement des factures en passant par le conseil. Le groupe a par exemple aidé un hôpital à construire une stratégie d’achat basée sur la valeur.

Le siège du groupe à Burlington

santé-achat.info : Quel est le cadre des achats-approvisionnements des services de santé et services sociaux au Canada ?

Marc Lemaire : « En Ontario comme dans tout le Canada, la quasi-totalité de l’offre de santé et de services sociaux est opérée par des établissements de statut public. Les gouvernements des dix Provinces et trois Territoires canadiens ont la responsabilité de l’organisation et du financement de l’offre de soins. C’est un moteur de la structuration de centrales d’achat mutualisées, puisqu’au final il n’y a qu’un seul payeur pour toutes les dépenses des hôpitaux et autres services de soins. La consolidation des fonctions support des établissement secteur public (éducation, prisons, hôpitaux) est promue activement par les autorités régionales avec la volonté d’améliorer l’efficacité des services et de mieux maîtriser leurs coûts.

Dans l’Ontario, le Nouveau-Brunswick et l’Ile-du-Prince-Edouard, Mohawk-Medbuy est l’un des principaux interlocuteurs des autorités. Pendant la pandémie, la Province de l’Ontario a confié tous ses approvisionnements en équipements de protection individuelle (EPI) et aujourd’hui en vaccins au groupement. Comme ses prestataires habituels ne pouvaient pas nécessairement suivre la demande, la centrale a dû s’adapter en urgence et rechercher directement des fournisseurs, puis organiser la livraison et la logistique vers ses membres et les structures prioritaires de l’Ontario. »

santé-achat.info : Quelles sont les activités de Mohawk-Medbuy ?

© MMC

Marc Lemaire : « Le montant des achats passés par la centrale d’achat de Mohawk-Medbuy dépasse chaque année 1 milliard de dollars canadiens. En direct ou via des fusions et coopérations, le groupe offre plusieurs service à sa plus de centaine de membres : les achats-approvisionnements, plus de 1000 contrats pour un montant de 700 millions de dollars canadiens par an dans 4 secteurs : médico-chirurgical et salles d’opérations (en particulier les dispositifs médicaux), clinique (gants, tuniques, protections…), non-clinique (fournitures de bureau, téléphones, construction, IT) et diagnostics (laboratoires, imagerie…) ; la branche pharmacie (environ 400 millions de dollars de contrats) ; les équipements à gros investissements (IRM…) ; l’alimentation et le linge.

Dans le domaine logistique, Mohawk-Medbuy dispose historiquement d’un entrepôt qui dessert 37 hôpitaux du sud-est de l’Ontario. Un rapprochement vient d’être réalisé avec une entreprise qui gère également un entrepôt à proximité pour fusionner les deux sites. En effet, les hôpitaux sont très demandeurs de ces solutions de stockage mutualisées, en particulier depuis la pandémie, pour des raisons de coût de stockage et d’espace.

© MMC

Ces entrepôts modernes offrent une plate-forme de distribution évolutive et efficace qui prend en charge l’optimisation de la « chaîne d’approvisionnement jusqu’au chariot de soins », en fournissant des produits prêts à l’emploi aux membres. Ils hébergent 8400 produits différents avec un budget de 280 millions de dollars canadiens.

Mohawk-Medbuy offre aussi une plate-forme intuitive et automatisée pour la saisie, le traitement et le paiement des factures à moindre coût. Le système personnalisable comprend un contrôle de processus rigoureux et une séparation des tâches pour réduire le potentiel de fraude, accélérer les régularisations, aider à maximiser les remises sur les délais de paiement et éliminer la gestion des factures papier. Le logiciel permet également des analyses sophistiquées et une visibilité en temps réel des dépenses pour aider à améliorer l’efficacité opérationnelle et financière des organisations. »

santé-achat.info : Comment est organisée la fonction achats-approvisionnements que vous dirigez ?

Marc Lemaire : « Mon équipe compte 24 professionnels en charge du sourcing (hors pharmacie et équipements), de la demande d’information à la négociation des prix en passant par la gestion des contrats cadres. Leur action est menée en partenariat avec les équipes des hôpitaux, qui mettent en œuvre les achats en fonctions de leurs besoins propres. Les acheteurs de Mohawk-Medbuy sont souvent des jeunes diplômés qui mènent leur carrière en interne.

La direction mise beaucoup sur le développement de leurs compétences polyvalentes, avec des parcours de formation internes proposant des cours allant des compétences techniques (les règlements d’achats pour le secteur public, les caractéristiques d’un bon contrat…) à l’amélioration des « soft skills » (comment bien communiquer, les techniques de négociation…). La concurrence est forte pour attirer et fidéliser ces professionnels !

Marc Lemaire

L’un des enjeux aujourd’hui est de repenser le cadre d’action de la fonction achat-approvisionnement. Là où auparavant les hôpitaux étaient les interlocuteurs uniques de la centrale, les nouvelles entités créées en Ontario, les « health teams », prennent de l’ampleur. Ces équipes sont chargées de coordonner les soins des patients sur un territoire. Avec le développement de l’ambulatoire, cela nécessite de plus en plus de matériels complexes qui doivent être fournis dans le cadre des contrats cadre. Les acheteurs de mon équipe doivent donc s’adapter et savoir s’adresser aussi bien à un CHU qu’à un référent dans une équipe de soins à domicile. »

santé-achat.info : quelle est la valeur ajoutée de Mohawk-Medbuy pour ses membres ?

Marc Lemaire : Pour la Province de l’Ontario, en tant que payeur, la plus-value d’une structure comme Mohawk-Medbuy est d’établir des prix uniques pour les achats réalisés par ses établissements publics. Il ne s’agit pas ici de n’avoir qu’un seul contrat mais bien d’établir un seul prix de référence. Les fournisseurs apprécient également l’émergence de ces centrales d’achat qui leur permettent de n’avoir qu’un seul interlocuteur et de limiter le temps passé à répondre à des appels d’offre.

En tant que structure à but non lucratif, les économies générées par Mohawk-Medbuy vont directement aux hôpitaux et aux autres fournisseurs de soins membres. Ces économies réalisées sur les marchés ont longtemps été l’indicateur clé de performance principal de groupe Mohawk-Medbuy. En 2020, ces économies s’élevaient à 6.1 % malgré toutes les difficultés rencontrées.

Il faut noter que ces économies ne sont pas seulement le résultat d’économies d’échelle mais aussi de choix réalisés par les membres entre le coût, la qualité, l’innovation… Le groupe dégage également des économies de charge de travail importantes pour les hôpitaux en centralisant des processus et des services – leur permettant d’investir et de se concentrer sur aux soins des patients.

Les priorités ont commencé à évoluer en vingt ans et on constate l’émergence de la notion de « value-based procurement » ou approvisionnement basé sur la valeur. Mohawk-Medbuy a accompagné l’hôpital général St. Mary à Kitchener (Ontario) dans la conception d’une stratégie d’achat basée sur la valeur pour leur programme cardiologique régional.

L’objectif était de les aider à relever les problèmes de capacités et à atteindre leurs objectifs axés sur le patient, qui incluent la réduction des temps d’attente pour l’accès aux diagnostics et aux traitements, et de fournir des soins plus proches du domicile. Les résultats visaient à apporter des technologies de pointe pour améliorer les soins cardiaques, réduire les déplacements des patients et soutenir les équipements et les infrastructures de Saint-May à l’avenir. Ce virage reste complexe dans des contextes budgétaires contraints et nécessite des compétences avancées des acheteurs de la centrale pour convaincre les différentes parties. »

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