Affronter l’épidémie du printemps dernier a été une expérience sans précédent pour les équipes achats/logistique des établissements de santé. Sur le pont pendant plusieurs mois, les agents ont démontré, à cette occasion, leur adaptabilité, leur créativité et leur dévouement. « La crise a aussi montré la fragilité des structures, surtout les plus petites, à pouvoir s’approvisionner et stocker », remarque Ronan Talec, directeur des achats, de l’hôtellerie, de la logistique et de l’ingénierie biomédicale au CHU de Rouen. Pour en savoir plus et faire un premier bilan, le club achat logistique des CHU (lire notre article du 7 janvier 2020 ) a mené l’enquête auprès d’une vingtaine de ses membres au début de l’été (les résultats ont été présentés dans la revue Techniques Hospitalières de septembre-octobre 2020).
Mieux intégrer les risques liés aux achats
Ronan Talec
Au-delà des actions entreprises, quels enseignements tirent les professionnels de cette épreuve ? D’abord la nécessité de mieux appréhender les risques liés aux achats : 95 % des directeurs questionnés estiment que ces risques étaient insuffisamment ou pas du tout été anticipés. « Il faut prendre du recul par rapport à cette évaluation réalisée à chaud. La crise a exacerbé la perception du risque principal des ruptures d’approvisionnement. Nos contrats intègrent souvent de nombreux facteurs : le risque patient, le risque financier, l’impact environnemental, le risque de changement de référence avec l’impact sur l’organisation… », pondère Ronan Talec.
« L’hôpital sait travailler en mode dégradé en fonction des aléas et, pendant la crise, les établissements ont réussi à élaborer des plans B. Mais il faut comprendre que personne n’imaginait que les tensions rencontrées sur certains produits auraient lieu à l’échelle mondiale », rappelle Stéphanie Geyer, directrice des achats et de la logistique du CHRU de Nancy et animatrice du club. Pour autant, elle admet que le secteur de la santé globalement n’est pas forcément mature sur le sujet de la gestion des risques achat et que des marges de progrès existent. « Il faut travailler ensemble pour trouver des solutions. Personne n’y arrivera seul », insiste-t-elle.
La crise, facteur d’accélération des projets de mutualisation
Renforcer le dialogue avec le fournisseur en étant parfaitement informé de sa capacité de production, de ses sources d’approvisionnement, du rythme et des délais de livraison est l’une des leçons de l’étude. « Le questionnaire a montré que les acheteurs qui s’en étaient sortis le mieux au printemps avaient tissé des liens avec leurs prestataires et maîtrisaient les catalogues produits », observe Ronan Talec. Certaines pratiques jusqu’ici bien établies devraient connaître des remises en question. « En matière de stockage, le concept de flux tendu n’est pas forcément toujours adapté. Et sur certaines références sensibles, les établissements auront de nouveau la volonté de stocker par sécurité », donne en exemple Stéphanie Geyer.
Le recours systématique à l’usage unique devrait aussi être moins tendance. 55 % des directeurs sollicités considèrent que l’épisode Covid 1 va bénéficier aux textiles réutilisables. « C’est l’un des éléments pour lesquels la donne peut changer, reconnaît Ronan Talec, « en revanche, pour les DM par exemple le retour en arrière n’est aujourd’hui plus possible, en l’absence de produits substituables. »
Le virus devrait aussi bénéficier aux démarches de mutualisation GHT, selon 80 % des directeurs qui ont participé à l’enquête. En Normandie, le projet de plateforme logistique territoriale, porté par le CHU de Rouen, est sorti renforcé de l’épisode Covid. « L’action des établissements supports en tant que centres répartiteurs a été plébiscitée et cela a permis de crédibiliser nos capacités à organiser une logistique à plus grande échelle, et à démontrer le professionnalisme de nos équipes », met en avant Ronan Talec. Au CHU de Nancy, la crise sanitaire a aussi conforté l’intérêt d’intégrer une plateforme mixte (pharmacie/magasin général) qui pourrait pour partie s’élargir à l’échelle du GHT dans le cadre du schéma directeur immobilier, illustre Stéphanie Geyer.
Pouvoir négocier en appel d’offres, quel que soit le montant
En incitant le gouvernement à alléger la réglementation des marchés publics, le coronavirus a également donné des idées aux acheteurs. 70 % des directions interrogées ont d’ailleurs déclaré s’être affranchies de certaines règles pour répondre aux besoins urgents. Afin d’adapter le droit aux activités, le club a fait plusieurs propositions, au premier rang desquelles la faculté de pouvoir négocier dans un appel d’offres, indépendamment du montant du marché.
Stéphanie Geyer
Autre suggestion : la possibilité de contractualiser à long terme, au-delà de la limite actuelle des quatre ans. « Cela permettrait de sécuriser les approvisionnements et d’accompagner les opérateurs économiques qui souhaiteraient réimplanter des sites de production sur le territoire », argue Stéphanie Geyer. Le club a également avancé l’idée d’un système facilitant la convergence des marchés GHT. « Nous avons proposé qu’il soit possible d’ouvrir des marchés déjà notifiés à des établissements qui n’étaient pas prévus au départ. Le secteur est mouvant et les GHT seront peut-être amenés à accueillir de nouvelles structures ou des maisons de retraite. La liste des bénéficiaires d’aujourd’hui n’est pas forcément celle de demain. »
Valoriser la carrière des acheteurs hospitaliers
La crise Covid a également bouleversé le mode managérial en favorisant les initiatives de terrain. « Les équipes supports dans leur ensemble ont été très impliquées. Il est important de préserver cette dynamique », assure la directrice des achats du CHU de Nancy, où une mission transversale innovation récemment mise en place a entrepris de recenser tous les projets d’intrapreneurs et de soutenir les bonnes idées. « Les achats devront y être associés dès le départ ».
L’épidémie a aussi fait réfléchir sur l’attractivité du métier d’acheteur hospitalier, sujet sur lequel le club a mené également une étude avec l’aide d’un cabinet-conseil. « Il faut que l’on travaille sur la valorisation des carrières des acheteurs à l’hôpital, défend Ronan Talec, il y a un différentiel important entre les niveaux de recrutement dans nos établissements et ceux du privé ou d’autres structures publiques, comme les collectivités locales, alors que le métier est complexe, en raison des enjeux multiples (santé, urgence, économie) et des relations acheteurs-prescripteurs exigeantes ».
