Lorsqu’une fonction achat a longtemps été centrée sur les moyens généraux, il est difficile de modifier le regard des clients internes. Même si le travail des acheteurs s’est radicalement transformé. « Nous voulions démontrer que les achats avaient changé, qu’on s’était professionnalisé, que notre direction se positionnait comme un AMO interne, avec une offre de service. Et que les directions opérationnelles avaient tout intérêt à nous associer le plus en amont possible pour que l’on puisse leur apporter un maximum de valeur ajoutée », débute Vincent Place, directeur adjoint des achats et de la logistique de la Métropole européenne de Lille, qui s’appuie sur un service achat composée d’une cheffe de service, de sept acheteurs et d’une contrôleuse de gestion achat.
Communiquer sur l’intérêt de la démarche achat
Mais changer le regard de directions opérationnelles disposant en leur sein de très fortes expertises métiers n’est pas si simple. « Il fallait gagner en visibilité, être mieux connu, communiquer sur le métier d’acheteur et l’intérêt de la démarche achats », résume Vincent Place. La direction des achats se creuse les méninges : comment attirer l’attention de ses collègues en sortant de l’ordinaire ?
« La commande initiale était de réaliser un cycle de formation au bénéfice des référents achats », poursuit le directeur adjoint. Cependant, cet outil a deux talons d’Achille. Il est plutôt lourd à organiser. Et il faut au préalable identifier parfaitement les personnes concernées, au risque de se tromper de public.
L’idée émerge alors d’organiser des rencontres, avec un format moins contraignant, « un cadre qui permettrait à des collègues d’échanger librement ». Les matinales de l’achat sont nées. La première édition se déroule en mars 2018. Depuis quatre autres ont suivi. La dernière en date a eu lieu en janvier. Soit grosso modo une périodicité semestrielle.
Les thématiques abordées sont le reflet des sept modules composant l’offre de service de la direction : assistance à l’analyse du besoin, sourcing et benchmark, stratégie achat, co-construction du DCE, accompagnement à l’analyse des offres, assistance à la négociation, assistance au suivi d’exécution.
Des acheteurs volontaires pour animer l’évènement
Ce sont des acheteurs volontaires qui se chargent de l’animation, épaulés par des stagiaires de master 2. Car à chaque fois, la direction des achats essaie d’étonner par sa créativité ses invités, en moyenne une quarantaine de personnes. « Nous ciblons surtout nos plus gros clients, c’est-à-dire les techniciens qui lancent le plus de marchés. Mais chacun peut participer car une invitation est lancée sur notre intranet 15 jours avant la matinale. »
Un sondage en direct, via l’intermédiaire des smartphones, a par exemple permis de prendre le pouls de l’auditoire au sujet du sourcing. « On a posé des questions sur ce que pouvaient faire les agents dans ce cadre », illustre Vincent Place. L’analyse du coût a fait l’objet d’un « jeu de l’oie » tandis que la négociation a été illustrée sous la forme d’une saynète mettant face à face un acheteur et un fournisseur au mois de janvier. « Le jeu de rôle a permis de montrer et de décrypter les trois temps de l’entretien », éclaire Vincent Place.
Mettre en appétit
Une préparation qui nécessite évidemment du temps. « Les acheteurs s’investissent car ils savent qu’ils ne perdent pas leur temps en assurant le marketing de leur métier. » Depuis le démarrage, le cadre n’a pas bougé : accueil café à 9 h, suivi d’échanges jusqu’à 11h-11h30. Un timing bien suffisant pour Vincent Place. « C’est déjà assez condensé. Cela permet de mettre en appétit sur des sujets choisis ». Ceux qui voudraient en savoir plus sont incités à consulter les outils disponibles sur l’intranet de la collectivité. « Nous proposons des outils et des livrets pédagogiques très détaillés. »
Un questionnaire de satisfaction est distribué à l’issue de chaque matinale. « On a d’excellents retours, assure le directeur adjoint, la démarche fait son chemin. On a tout intérêt à valoriser notre métier en interne, y compris auprès des ressources humaines. Il y a souvent un écart entre la vision qu’ont les autres des achats et ce que les acheteurs sont capables de faire. » La Métropole européenne de Lille envisage d’élargir les matinales à partir du printemps prochain aux 90 communes de son territoire.
