L’EFS veut démystifier les marchés publics

L’Etablissement français du sang (EFS) veut faire preuve de pédagogie avec les entreprises toujours à la peine avec la commande publique. Il vient d’éditer un guide d’information (à télécharger), à la fois vitrine de son organisation et petit mémento à l’usage des profanes des us et coutumes des marchés publics.  Un document qui complète ses actions d’optimisation des relations fournisseurs, des efforts pour alléger les DCE en passant par les revues de contrats, sans oublier une expérimentation originale et régionale de « questionnaires qualité » envoyés aux soumissionnaires.

© EFS
Avec 4,5 dépôts d’offres en moyenne en 2019 pour ses consultations de plus de 25 000 euros (hors procédures négociées sans concurrence), l’Etablissement français du sang (EFS, budget achat de 368 millions d’euros en 2018, dont 335 en fournitures et services) peut se prévaloir de marchés plutôt attractifs. « Nous n’avons pas eu de procédure sans offre », précise même Emmanuelle Poupard, directrice adjointe à la direction des achats, de l’immobilier et de la maintenance. Ce qui n’a pas empêché l’EFS de juger utile de publier un guide d’information à destination des fournisseurs.


Emmanuelle Poupard

« Il fait suite à une première initiative de notre établissement régional Paca-Corse. Nous avons jugé utile de donner une dimension nationale à ce document. L’organisation administrative achat et approvisionnement de l’EFS n’est pas forcément bien connue et nous souhaitons montrer que nous sommes une structure accessible. Les entreprises ignorent souvent, par exemple, quelle est notre organisation régionale, que nous disposons de magasins centraux dans chaque établissement », poursuit Emmanuelle Poupard.


La commande publique reste nébuleuse malgré les réformes


« Son but n’est pas tant de recruter de nouveaux fournisseurs dans certains segments, que de présenter la structure et de démystifier la commande publique. Nous avons voulu être didactiques, notamment en expliquant nos procédures », complète Olivier Fraissinet, responsable du service juridique-commande publique de l’établissement régional provençal, qui participe activement au Métropolitain Business Act (MBA), réseau acheteurs-fournisseurs animé par la CCI de Marseille.


Pour lui, des actions pédagogiques sont encore nécessaires, malgré la succession de réformes destinées à simplifier la réglementation. « D’une manière générale, on nous fait remarquer que la commande publique reste nébuleuse, compliquée, qu’il y a beaucoup de jargon administratif… Notre objectif est également de fournir des éléments aux jeunes entreprises innovantes qui ignorent tout des règles des marchés publics. ll est nécessaire de communiquer et de créer un pont, le plus large possible, entre acheteurs et fournisseurs », considère Olivier Fraissinet.


Donner leur chance à toutes les entreprises


En trente pages, le guide se veut donc à la fois une vitrine de l’établissement (activité, découpage territorial, processus et politique achat) et un petit manuel à l’usage des néophytes sur toutes les étapes de la passation à l’exécution (définition d’un marché public, dépôt d’une offre, son examen, son rejet et les recours possibles, droits et obligations des titulaires, réception des commandes, facturation…).
Très porté développement durable, l’EFS a volontairement décidé de ne pas imprimer son mémento. A cet effet, celui-ci sera uniquement distribué en version électronique via son site Internet.


Dans cette logique d’accompagnement, la direction des achats du siège national, régulièrement sollicitée, accepte de rencontrer, évidemment en dehors des procédures en cours de passation, des prestataires en mal d’informations. Des rencontres d’une heure, préparées par un questionnaire préalable. L’occasion là encore de lever le voile sur les arcanes de la commande publique.

« J’ai par exemple reçu une entreprise d’un autre pays européen en compagnie de notre Directeur Adjoint Juridique et Conformité. Considérant qu’elle allait être confrontée à des entreprises hexagonales aguerries à la réponse aux appels d’offres, nous lui avons expliqué quel était le processus des appels d’offres en France, afin de lui donner sa chance et éviter qu’elle soit bêtement écartée pour une erreur administrative », illustre Emmanuelle Poupard.


Document unique sous les seuils


L’EFS s’efforce aussi d’alléger ses DCE. Pour les marchés inférieurs au seuil européen, un document unique (AE valant RC et CCP) permet déjà de demander le minimum nécessaire aux soumissionnaires. Composé de juristes et d’acheteurs, un groupe de travail planche régulièrement sur la rédaction et la mise à jour des documents type. « Il faut trouver un juste équilibre entre les premiers qui veulent détailler afin de renforcer la sécurité juridique, et les seconds partisans de cahiers des charges plus concis. Il est nécessaire d’arbitrer entre les deux visions. En effet, dans certains cas, mieux vaut avoir détaillé les choses, surtout quand des litiges apparaissent. Dans d’autres situations, j’estime qu’on peut être trop bavard alors qu’il faut surtout parvenir à expliquer le juste besoin. Nous avons également certainement des marges de progrès dans le style. C’est important parce que les entreprises qui ne sont pas habituées à travailler avec nous, ne feront peut-être pas l’effort de lire le dossier de consultation de bout en bout », insiste Emmanuelle Poupard.

Enquête de satisfaction auprès des candidats

Olivier Fraissinet

En région PACA, l’EFS a mené, il y a quelques années, une expérience originale, en adressant aux soumissionnaires de 9 de ses marchés un questionnaire qualité. De quoi en savoir plus sur le regard des entreprises concernant la facilité de lecture des DCE, la clarté du RC et des cahiers des charges, la pertinence des critères de sélection, la pertinence du bordereau des prix, le cas échéant la qualité de la négociation, et les points à améliorer. « Même si, contrairement à l’attributaire, les sociétés évincées avaient tendance à se plaindre, c’était une bonne démarche car on pouvait améliorer certains points. Mais l’opération était très chronophage car il fallait relancer les entreprises pour avoir un retour significatif », estime Olivier Fraissinet.


Certifié ISO 9000, l’EFS procède à des évaluations annuelles de ses fournisseurs, ainsi qu’à des revues de contrats, une à deux fois par an, s’agissant de ses prestataires « critiques » (une centaine sur les 6700 recensés en moyenne). « Ces réunions qui rassemblent les acheteurs, les juristes, le métier et la direction qualité, sont l’occasion de faire un bilan du marché, avec un compte-rendu contradictoire. Mais elles sont aussi l’occasion pour les fournisseurs d’avoir un œil critique sur nos cahiers des charges », signale Emmanuelle Poupard.

Pour télécharger le document : Guide fournisseurs de l’EFS
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