Après du rattrapage sur les appels d’offres depuis le début de l’année – 100 passés en 2020 au lieu de 150 – le troisième confinement ne bouleversera pas le fonctionnement du service marchés du département de la Vendée, à la Roche-sur-Yon. Et pour cause, depuis la première vague, la collectivité a changé ses pratiques, grâce à l’informatique. La petite révolution a transformé les échanges avec les fournisseurs.
Visio-négociation
Pendant le premier confinement, la visio-conférence a été privilégié, notamment pour le sourcing. Moins sur la route que d’habitude, les fournisseurs, ont davantage répondu aux demandes d’informations. Et ils ont envoyé plus de dossiers de réponses aux consultations engagées.
Hervé Robert
Pour les mises en concurrence autorisant les négociations, « nous ne faisons plus venir les entreprises au bureau pour les auditionner, explique d’abord Hervé Robert, chef du service. Tout se fait en visio. Sans problème, y compris quand il faut négocier et même avec un avantage. Nous les enregistrons. En leur demandant bien sûr leur accord auparavant. Cela nous permet de retracer nos échanges plus facilement. » Relire les enregistrements risque bien de faire perdre un peu de temps mais le conseil départemental fait ainsi économiser des frais de déplacement aux entreprises qui candidatent.
Pas de retour en arrière
Cette façon de procéder va bientôt être utilisée pour le marché traiteur (réceptions, buffets, cocktails), d’un montant d’environ 500 000 euros sur 4 ans, dont la publicité va être envoyée ce mois-ci pour une analyse des réponses en juin et une notification en juillet, avec un démarrage des prestations fin août.
« Je ne pense pas que nous reviendrons en arrière sur ces consultations en visio-conférences », estime Hervé Robert. Une modification des usages permise par la généralisation de l’outil Teams de Microsoft dans les bureaux du département de la Vendée et même en dehors.
Le télétravail a également fait son apparition, ce qui a posé la questions du débit. Le VPN (Virtual Private Network, réseau privé virtuel en français) n’était pas configuré pour cela. Le service informatique a travaillé un mois et demi avant d’en finir avec les liaisons au ralenti entre 9h et 12h puis entre 14h et 17h. Ce problème réglé, le service marchés ne se concerte quasiment plus qu’à distance avec ses interlocuteurs.
Déploiement du parapheur électronique
Le réflexe de la visio a été pris avec les autres services du conseil départemental, premiers clients du service marchés. Fini les migrations dans les couloirs. Un changement, là-aussi, sans doute irrémédiable. L’équipe d’Hervé Robert avait déjà informatisé la plupart de ses tâches. Toutes, donc, réalisables en télétravail. Sauf une : la signature des actes d’engagement. Le confinement a donc accéléré la mise en place du parapheur électronique. La forme papier a disparu.
Désormais, à la signature d’un contrat, pour chacun de ses volets, la personne concernée reçoit un courriel, contenant un lien grâce auquel elle ouvre le document qu’elle peut examiner et ensuite signer. Le logiciel retenu est employé par beaucoup de collectivités pour la signature de leurs délibérations. Après une phase de test, le service marchés l’a adopté. Et mis à disposition de ses fournisseurs.
S’approprier l’outil
« Nous n’avons pas vraiment fait pression sur eux pour qu’ils s’en servent. Nous leur avons simplement demandé d’utiliser leur clé de signature électronique quand ils en avaient une. Dans le cas contraire, il fallait être présent au bureau pour réceptionner leur réponse », note Hervé Robert. Néanmoins, aucune candidature n’a été rejetée pour cause de réponse papier, à aucun appel d’offres.
L’utilisation du parapheur électronique progresse. Les autres services du département doivent encore se l’approprier et réfléchir à leurs processus internes avant de le mettre en place, puisque le service marchés n’intervient que sur des contrats supérieurs à 40 000 €.
Une seule journée au bureau par semaine
En attendant, celui-ci a plusieurs appels d’offres importants en urgence dans les tuyaux : travaux dans un collège, sur des ouvrages d’art, des commandes de masques, etc. Car avec les élections de juin, la commission des appels d’offres ne se réunira pas entre fin mai et début juillet. La tâche est à accomplir en perdant, grosso modo, une personne à temps plein en avril pour « garde d’enfants ».
Et en revenant, pour se conformer aux directives du gouvernement, à des règles de télétravail plus strictes : une seule journée de retour au bureau par personne et par semaine pour dix employés sur douze. Hervé Robert et son adjoint restent présents, l’un les deux premiers jours de la semaine, l’autre les deux derniers et ensemble le mercredi.
