Julien Rutard : les directions achats doivent concilier l’urgence et la conception d’organisations pérennes

Directeur du segment santé au sein du département Citizen Services chez Capgemini Invent, Julien Rutard préconise aux établissements d’imaginer des gouvernances et organisations capables de résister, dans la durée, à la crise sanitaire.

Julien Rutard

Santé-achat.info : Comment les directions achats doivent-elles s’organiser pour affronter l’épidémie ?

Julien Rutard : « Je dirais que le premier sujet est celui de la gouvernance et de la planification. La crise que nous traversons est différente des crises traditionnelles car on connaît, pour ces dernières, en général leur durée, la date de reprise et la notion de l’effort à fournir. Aujourd’hui, on ne sait pas exactement combien de temps l’épidémie va sévir et, par exemple, s’il y aura une deuxième vague.

Il faut faire preuve de beaucoup d’humilité et se mettre à la place des équipes qui gèrent au quotidien cette crise… Elles font preuve d’un engagement et d’un professionnalisme hors pair, d’autant que la difficulté vient des injonctions contradictoires entre l’urgence d’une demande court terme et la nécessité de penser au long cours des organisations durables.

Les directions achats doivent en effet évidemment répondre aux demandes pressantes des services de soin, mais elles doivent, en parallèle, changer en profondeur leur organisation et leur gouvernance, mettre en place de nouveaux dispositifs pérennes plutôt que de chercher à subvenir ponctuellement à la crise à l’aide d’organisations qui ne tiendraient que quelques semaines, parce que la situation est partie pour durer.

Parallèlement, tous les établissements ne sont pas dans le même niveau d’activité, et pour ceux qui ne sont pas encore confrontés à la vague de l’épidémie, il peut être utile de tester les approvisionnements actuels sur les références les plus à risque de rupture pour anticiper les organisations alternatives à bâtir en vue de l’arrivée éventuelle de l’épidémie.

Il faut aussi être vigilant sur l’effort de mobilisation. On peut demander aux équipes de travailler sans arrêt pendant plusieurs jours, mais pas pendant un ou deux mois.

L’urgence est telle que la tentation est grande de repousser cette réflexion à plus tard. En réalité, ce report risque de générer d’autres urgences qui viendront s’ajouter aux précédentes. Ce que l’on construit ponctuellement peut nourrir la crise. Il vaut mieux changer de pratiques plutôt que de pallier dans l’instant.

C’est évidemment très compliqué de s’imposer ce travail qui implique un questionnement des comportements à la maille de l’individu. J’insiste : c’est tout le groupe qui doit réfléchir. Certaines régions sont moins touchées que d’autres : il faut utiliser ce temps pour s’organiser et mieux se préparer.

La gestion des urgences est un autre enjeu. Chacun fait du mieux qu’il peut. Cependant, il s’agit de dépasser ce stade et d’agir différemment. En priorisant sur les références sur lesquelles on va travailler, les segments qui rencontrent des problèmes d’approvisionnement. »

Santé-achat.info : En cas d’extrême pénurie, le réflexe, c’est de trouver un fournisseur le plus vite possible, avec le risque de payer au prix fort des produits médiocres ou de ne pas être livré du tout dans le pire des cas. Que faire pour répondre à l’urgence de la situation en évitant ces périls ?

Julien Rutard : « Bien souvent, les acheteurs fonctionnent avec leurs propres marchés. Je recommande de s’appuyer sur les centrales qui, à toute vitesse, diversifient leur sourcing, identifient de nouveaux fournisseurs vérifiant les références et la qualité des produits. Il peut être tentant, pour aller plus vite, d’acheter en propre, mais une centrale apporte une expertise de masse. J’ajouterai qu’un acheteur qui a trouvé une solution alternative doit en informer la centrale afin qu’elle explore cette piste et en fasse bénéficier le plus grand nombre. »

Santé-achat.info : Comment gérer les stocks face à l’explosion des demandes ?

Julien Rutard : « Etant donné la gravité de la crise, le danger consiste, faute de temps, à se consacrer exclusivement la distribution des produits et les équipements, sans se préoccuper de la fiabilité de l’information.

Le sentiment de panique survient lorsqu’un service se rend compte que son stock se vide et quand le magasin, lors de la demande de réapprovisionnement, lui répond qu’il n’a pas de quoi lui fournir et qu’il ne sait pas quand il aura le matériel.

Pour éviter l’affolement, en général, la réaction est de réapprovisionner tous les services demandeurs dès que les stocks sont reconstitués. Alors qu’il faut dégager un peu de temps afin d’établir des priorités et de remettre à plat les règles d’affectation, et ce à l’échelle du GHT. Certains services resteront peut-être à vide, mais cela ne sera pas grave, ce qui est parfois compliqué à admettre.

L’autre élément important, c’est de pouvoir recenser l’intégralité des stocks, y compris les stocks sauvages… Les directions achats et logistique n’ont pas forcément une vision réelle de l’inventaire et ce n’est bien évidemment pas de leur fait.

Certaines personnes ont sans doute pu constituer leurs propres réserves. Ce réflexe précautionneux accélère la pénurie et fait disparaître des volumes du radar. Il est nécessaire de les rendre visibles, quitte à laisser les services les gérer après, en appelant à la responsabilisation de tous, quels que soient le grade ou la fonction. »

Santé-achat.info : Quelle communication adopter ?

Julien Rutard : « La communication peut apparaître comme une préoccupation secondaire alors qu’il s’agit de sauver des vies. Mais il ne faut pas oublier qu’elle dégage de la sérénité et qu’il faut travailler, dans une situation de crise, de manière sereine. Quand c’est le cas, je trouve qu’il est toujours préférable de dire qu’on ne sait pas : la transparence crée de la confiance. »

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