Pourquoi était-il important de développer un plan de formation pour la cellule achat ?
Aude Vignon : « L’organisation achat du GHT est semi-décentralisée. La direction des achats est au sein de l’établissement support mais les acheteurs et les référents sont quant à eux localisés dans les différents établissements parties. La directrice des achats, secondée par la responsable achats, pilote la fonction achat et assure une mission de suivi et de reporting des projets menés par les acheteurs ainsi qu’une mission de contrôle de gestion et du suivi de la performance. Précisons que la responsable a été le seul recrutement extérieur, car nous avions déjà les ressources en interne. Avec 3 MCO et un GCS, le GHT disposait de fonctions achat existantes.
Dans chaque établissement, des référents achat assurent le lien entre les actions achats et leur établissement. Ils ont un rôle important car ils participent au comité achat où se prennent toutes les décisions. Or, ces personnes ont des profils différents. Certains sont très polyvalents et donc pas forcément spécialistes des achats. A partir de janvier prochain, trois acheteurs par filière piloteront les marchés dans leur spécialité. Avec le GHT, on demande aux acheteurs et référents de s’impliquer beaucoup plus dans les achats. D’où un besoin de formation, de créer un bloc de connaissance commun. Etre à l’aise sur la passation de marchés mutualisés, professionnaliser des différents acteurs de la fonction achat et pouvoir monter en compétence en équipe étaient les objectifs poursuivis. »
Comment s’organise concrètement cette formation ?
Aude Vignon : « Le plan a débuté en 2019 avec une formation SI achat et trois formations achat sur les leviers des achats performants, la réglementation et l’expression du besoin. Cette dernière était cruciale car exprimer son besoin pour un ensemble d’établissements hétéroclites est très différent que de l’exprimer pour son seul établissement. Nous avons fait le choix de faire ces formations en intra car cela coûte moins cher qu’une formation à l’extérieur. Une session coûte environ 400 à 500 euros par personne et évite des frais de déplacement.
En plus de professionnaliser l’équipe achat, cela permet de réunir toute l’équipe sur un ou deux jours, de réfléchir sur des cas passés, d’échanger sur des problématiques propres à notre GHT et à nos besoins et même parfois de faire du brainstorming. La feuille de route achat est chaque année très dense, nous nous rencontrons moins d’une fois par mois, nous ne travaillons pas sur le même établissement. Ces formations nous paraissent donc un bon outil pour renforcer l’équipe. Ces moments d’échange et d’apprentissage soudent les liens et aident à ce que les tensions que peuvent parfois générer le contexte d’un GHT n’impactent pas l’équipe achat. Ces formations sont proposées aux acheteurs et référents mais sont basées sur le bénévolat. Toute l’équipe a participé aux formations de 2019 ! »
Comment allez-vous continuer à faire monter en compétence cette équipe ?
Aude Vignon : « Tous les ans, des formations en intra seront proposées aux acheteurs et référents, sur des thèmes liés aux problématiques achat que nous rencontrons sur nos projets, pour continuer à homogénéiser les compétences et toujours sur la base du volontariat. Nous demandons plusieurs devis, nous les proposons à l’équipe et organisons les formations qui retiennent le plus leur attention. Nous continuerons à personnaliser ces formations car c’est l’un des avantages de la formation en intra. Dans le cadre de ce plan de formation de la cellule achat du GHT, nous avons également proposé aux membres de l’équipe de se rendre aux journées de l’achat hospitalier. Cela nous permettra d’être ensemble et de nous former en commun. »
