C’est au sortir de la première vague de la pandémie de la COVID-19 que Marie-Noëlle Gérain-Brizard, DG du CHU de Tours, décide de lancer une démarche collective pour simplifier les relations entre les différents groupes d’acteurs qui avaient noué des relations fortes pendant la période. Il s’agit de faire émerger, via un questionnaire largement distribué fin juin 2020, les idées à retenir de la crise pour simplifier les modes de fonctionnement autour de quatre processus majeurs : mieux se connaître, faciliter les projets, disposer des bonnes ressources, travailler ensemble.
Des groupes de travail mettent autour de la table médecins, cadres, directeurs, adjoints administratifs… pour définir les actions prioritaires à mener. De quoi ouvrir un espace de communication directe, sans notion de hiérarchie ni de fonctions. Avec l’ambition de cibler des actions simples et concrètes pouvant être rapidement mises en œuvre. Le mot d’ordre, venu directement de la DG, est clair : « laissez place à la créativité » !
Les achats, au cœur des préoccupations de l’encadrement
Cadre de santé au CHU de Tours depuis 2015, Katty Guinoiseau connait bien les circuits de décision des différentes fonctions supports et la place qu’elles occupent dans son quotidien. C’est pourquoi elle choisit de s’investir dans l’action « simplifier les procédures achat ». Les cadres sont en effet amenés à réfléchir sur les besoins des équipes et de leur service, tout en gardant en tête en permanence toutes les dimensions (qualité des soins, respect du budget).
Le sujet de la gestion des ressources matérielles se pose rapidement pour les faisant-fonction cadre de santé et les nouveaux arrivants, qui sont souvent perdus dans toutes ces procédures et démarches autour de l’achat et approvisionnement, en y consacrant souvent trop de temps.
Les questions qui se posent sont d’apparence simple. Exemple : l’achat d’une lampe. En sachant qu’une lampe de bureau n’a pas la même fonction qu’une lampe de bloc, la procédure et l’interlocuteur ne seront pas les mêmes. L’objectif de la démarche : créer un outil manipulable au quotidien et faciliter la mémorisation de certains process pour fluidifier les actions.
Clarifier les circuits de manière ludique
En partant de l’organigramme de la direction des achats et du guide des achats du CHU, document très complet mais très long (plus de 50 pages), peut-être insuffisamment adapté au besoin d’un cadre qui cherche à aller à l’essentiel, Katty Guinoiseau et Esther Amodia-Grasset, l’attachée en charge des approvisionnements, imaginent un jeu. « Il se présente sous forme de 10 fiches inclus dans 7 familles, dont certaines liées à des dépenses d’exploitation et d’autres liées à des dépenses d’investissement », résume Katty Guinoiseau.
Au lieu de réinventer un nouveau support, le duo choisit d’utiliser le modèle des « fiches réflexe » de la DRH, déjà connues et adoptées par l’encadrement. Pour chaque famille, une fiche est rédigée, retraçant les procédures de manière vraiment allégée : de quoi parle-t-on, pourquoi, à quel moment, à qui s’adresse-t-on et comment procède-t-on (mél, appel…).
Déjà utilisée pour former les acheteurs débutants du ministère des Armées (lire notre article sur son « serious game » du 22 janvier 2020 ) la dimension ludique permet d’enregistrer certains points clefs, ne serait-ce que le nombre (sept) de catégories d’achats. Elaboré de manière pragmatique en fonction des besoins des utilisateurs, le jeu des sept familles a toutes les chances de rejoindre la liste sélecte des outils indispensables des cadres du CHU de Tours.
