Éviter de mettre au placard ou au rebut des équipements que d’autres pourraient réutiliser. A la fin de l’année 2019, juste avant la première vague Covid, un soignant souffle l’idée à la direction des ressources matérielles du CHU de Toulouse. « Il nous a dit qu’il y avait du matériel laissé dans les couloirs dans différents endroits que l’on pourrait réaffecter », se souvient Pierre-Jean Cognat, patron des fonctions soutien de l’hôpital occitan.
Un outil 100 % maison
Malgré la pandémie, le CHU poursuit sa réflexion. Et met au point un « bon coin » en octobre 2020, où pourront être proposés tous les matériels disponibles. L’application s’adosse à C4U (c’est for you), plateforme de centralisation et de suivi de toutes les demandes internes. « C4U permet de commander un nouvel équipement, une prestation de bionettoyage, un transport mais aussi de solliciter une demande d’absence à destination des RH », résume Audrey Bellan, responsable de projet. « Le bon coin s’appuie sur le même système de ticketing qui permet d’exprimer et de suivre une demande de bout en bout. Le workflow décisionnel est identique. »
Quels sont les objets concernés ? « Aujourd’hui, les équipements non médicaux de taille importante, à l’exception des fournitures et consommables », répond Pierre-Jean Cognat. Autrement dit les mobiliers de bureau (tables, chaises…), de chambres et de soin, mais aussi des vestiaires. « Il ne s’agit pas de matériel réformé, précise aussitôt le directeur des ressources matérielles, mais de matériels qui ne sont plus employés suite à une reconfiguration du service ou des activités et qui sont remis à disposition ». Il illustre son propos avec l’exemple de lits d’internes de garde monoplaces, remplacés par des deux places pour un meilleur confort.
Le transfert assuré par la logistique
Pierre-Jean Cognat
N’importe quel agent du CHU peut accéder au « bon coin ». Il suffit proposer de remplir une fiche en ligne, détaillant l’équipement (état, photo à l’appui, code inventaire) et son emplacement (site, étage, pièce). « Comme l’agent est logué, le système reconnaît automatiquement l’auteur de l’annonce. La demande est transmise au supérieur hiérarchique. Une fois validée, elle vient automatiquement alimenter le système », détaille Pierre-Jean Cognat.
Même processus de l’autre côté de la barrière. La personne qui souhaite récupérer l’objet, explique pourquoi elle en a besoin et où elle se trouve. Une fois la transaction autorisée, le matériel est retiré de la liste. Le donneur et le récupérateur sont informés par mél, tout comme les services logistiques qui se chargent du transfert. Le système fonctionne. Car le CHU a pris le soin de communiquer auprès de l’ensemble du personnel, entre autres par l’intermédiaire de flyers distribués dans les selfs.
Au bout de 18 mois, près de 900 équipements ont changé de main. 58 % concernent du mobilier de bureau, 13 % du mobilier de chambre, 11 % du mobilier de soin, 18 % divers matériels. La petite annonce reste très peu de temps affichée, moins de 3 semaines selon le CHU. « Le but, c’est qu’il n’y ait rien en stock et que le matériel ne traîne pas », insiste Pierre-Jean Cognat. « Cela peut aller très vite selon les équipements. Parce que la demande excède l’offre », confirme Audrey Bellan. En effet, près de 200 demandes de matériel neuf sont recensées tous les mois.
Réflexion sur les DM
Récompensé par un trophée « transition écologique » de la FHF au dernier Santexpo, le « bon coin » a déjà permis au CHU d’économiser 256 000 euros. Mais l’hôpital toulousain ne compte pas s’arrêter en si bon chemin. Un groupe de travail est en cours de constitution. Il va plancher sur les extensions possibles du « bon coin », annonce Audrey Bellan.
Le mécanisme pourrait ainsi être élargi aux fournitures en surstock, voire aux dispositifs médicaux à usage unique. « Aujourd’hui, il est possible de passer une commande à condition d’atteindre un minimum. Par conséquent, du matériel peut être jeté en raison de la date de péremption. Alors qu’il est pourrait être employé par un autre service ». Le groupe de travail réfléchira également à la façon de mieux valoriser les gains générés par la circularité des équipements, qu’il s’agisse des dépenses évitées ou de l’impact carbone.
